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Almacenamiento interno y externo de documentos


Almacenar y compartir los documentos en la empresa es una verdadera tarea. Se trata de hacer accesible a todos a la vez, los documentos de la empresa útiles para el trabajo, pero también de archivar los documentos que podrían servir de pruebas jurídicas. En efecto, si la tecnología ha permitido simplificar los intercambios de documentos, lasdisposiciones de conservación legal de los documentos para las empresas no han cambiado.
Digitalizar sus documentos
Intercambiar los documentos
Archivo legal
Véase también: Servidor con almacenamiento externo o interno?


Digitalizar sus documentos

Numerosos prestadores de servicios ofrecen digitalizar sus documentos que están en papel con el objetivo de poder conservarlos en buenestado por mucho tiempo. Esta solución también tiene la ventaja de hacer un ahorro de espacio importante.

Varias técnicas de adquisición de documentos existen pero todas necesitan hacer uso del escáner.

La diferencia importante se hace en la clasificación de los documentos digitalizados. Se trata de de ser capaz de encontrar fácilmente cada documento producido por la empresa. Existen dosgrandes tipos de clasificación de los documentos:



- La indización por tipo:

Se trata de clasificar cada documento gracias a un sistema de metadatos. Se atribuye a cada documento un autor, un tipo, una fuente, una fecha con el fin de que pueda ser encontrado fácilmente en un motor de búsqueda.


- La indización por palabras claves:

Se trata de censar los términos que aparecen conmás frecuencia en el documento en cuestión. También podemos atribuir a cada documento una lista de palabras que lo describe y que permitirá encontrarlo posteriormente.

La digitalización permite guardar en perfecto estado los documentos importantes para la empresa, que podrían servir para en el marco de acciones legales.
Intercambiar los documentos

Digitalizar sus documentos para archivarlosya es un progreso, pero los es todavía más interesante poder intercambiarlos entre miembros de la empresa y con los socios exteriores. En término de seguridad y de accesibilidad, es importante elegir bien la manera de almacenar sus documentos.


- Almacenamiento interno:

Esta solución es interesante si no se tiene una cantidad muy importante de documentos que hay que almacenar ycompartir. Se trata de instalar dentro de la empresa un servidor en donde serán almacenados los documentos que se desea compartir. Este servidor puede ser accesible desde el exterior de la empresa gracias al Internet. Es conveniente asegurar este espacio de almacenamiento con el fin de que solo las personas habilitadas puedan tener acceso. Se puede contemplar un sistema de contraseña o de certificado deautenticidad por ejemplo. También es indispensable un buen corta fuego.

- Almacenamiento en un prestador de servicios:

Ciertas empresas son especializadas en el almacenamiento y el compartimiento de documentos. Estas empresas ponen a disposición de sus clientes de espacio de almacenamiento así como servicios, especialmente de seguridad. Su principal ventaja es la de certificar laautenticidad de los documentos. Permiten especialmente el Timestamp (ecuencia de caracteres, que denotan la hora y fecha), la firma electrónica de los documentos así como su trazabilidad. Estas soluciones son especialmente eficaces en el caso de intercambios de contratos firmados electrónicamente porque los documentos están protegidos y su autenticidad garantizada.
Archivo legal

Las empresas debencumplir el almacenamiento reglamentario de ciertos documentos. Los documentos digitalizados no escapan de esta regla. Durante un litigio, sólo el juez es habilitado para declarar un documento auténtico. Para eso, se basa en las precauciones tomadas en término de seguridad y de autentificación del poseedor de los documentos. Las nuevas tecnologías aportan en este dominio muchas innovaciones.


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