Hoteleria

Registro

EL REGISTRO, inicia cuando el recepcionista da una sincera bienvenida al huésped. Una cálida bienvenida establece el tono para todo lo que sigue. El recepcionista se mueve en el proceso de registro después de determinar el estado de reservación del huésped.
En alto grado el registro depende de la información consignada en la reserva. EI personal de recepción encontrará más fácil elproceso de registro cuanto más completa haya sido la información allí registrada.

En este capítulo, estudiaremos de cerca los siete pasos del proceso de registro. Adicionalmente a la presentación de estos pasos, el capitulo examinara opciones creativas de registro, el papel de ventas de recepción y estrategias que pueden ser usadas cuando el huésped no puede ser acomodado. .

Proceso deRegistro

Desde la perspectiva del recepcionista el proceso de registro se puede dividir en 7 pasos:
1. Actividades de preregistro . .
2. Creación del historial del registro
3. Asignación de la tarifa de habitación
4. Estableciendo el método de pago
5. Verificación de la identidad de huésped
6. Expedición de la llave
7. Atendiendo a solicitudes especialesDiscutiremos cada uno de estos pasos:

1. Actividades de Prerregistro

Las actividades, de prerregistro (actividades de registro que ocurren antes de la llegada del huésped al hotel) ayudan a acelerar el proceso de registro. Los huéspedes pueden ser prerregistrados usando la información obtenida durante el proceso de reserva. Normalmente, el prerregistro del huésped solo necesita la verificacióny validación de los datos por parte del huésped quien lo hace mediante su firma en el lugar indicado en la tarjeta de registro.
EI prerregistro normalmente involucra más que producir una Tarjeta de Registro Hotelero antes de la llegada, otras funciones también pueden hacer parte del prerregistro: crear tarifa y numero de habitación, creación de una factura de huésped. Sin embargo, algunos jefesde recepción se sienten inclinados a asignar una habitación antes de la llegada del huésped, sin pensar que a veces las reservas son canceladas o modificadas con cambio de último momento. Adicionalmente, la asignación anticipada de muchas habitaciones puede limitar el número de habitaciones disponibles para aquellos que no están con prerregistro. Este desequilibrio puede demorar el proceso deregistro y dar una impresión negativa sobre el hotel. Los hoteles deberán desarrollar políticas de prerregistro basadas en la experiencia obtenida durante su operación.
Consecuentemente los servicios de prerregistro pueden ser limitados a huéspedes especialmente designados VIP o grupos. Sin embargo los más experimentados Jefes de recepción prefieren prerregistrar los huéspedes con la informaciónobtenida de los registros de reserve, pues esto agiliza el proceso de registro y también ayuda a identificar que habitaciones quedan disponibles para aquellos huéspedes que llegan sin reserva.
Con un sistema computarizado las actividades de prerregistro pueden ser conducidas para todas las llegadas esperadas. Puesto que los datos registrados durante la reserva sirven como base para elprerregistro, los sistemas computarizados pueden reformar un record de reservas en un record de registro. EI prerregistro ayuda a planear los requerimientos especiales del huésped, Io mismo que los del hotel. Por ejemplo, huéspedes frecuentes pueden tener una habitación especial que ellos disfrutan en el hotel y los discapacitados pueden necesitar habitaciones acondicionadas a sus necesidades.
Haciendoprerregistro de estos huéspedes, el recepcionista puede asegurar la satisfacción de esos clientes. Además el prerregistro ayuda a los gerentes cuando ellos saben que el hotel estará totalmente ocupado en los próximos días. Para llenar el hotel adecuadamente puede ser necesario asignar reservaciones del huésped de una o dos noches, con habitaciones que han sido bloqueadas por una o dos noches en el...