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Reporte de habitación
Recepción debe tener una fluida comunicación con los subdepartamentos que son de suma para la calidad del servicio en este caso Housekeeping es un de ellos.
Housekeeping es el departamento que se ocupa de tener todo el hotel en condiciones, la limpieza del hotel es en lo primero que el huésped o cliente se fija en su llegada.
Por ello recepción pone a su disposición unacopia del Listado General de Habitaciones sobre las ocupaciones de las mismas con el correspondiente pedido de atención que el huésped solicito en Reservas, para que el Ama de Llaves pueda cumplir con tal pedido y prepararlo con anticipación.
Housekeeping remitirá a Recepción día informes diarios donde quede constatado la condición de la habitación el momento de su emisión.
Cuando elrecepcionista haga un check out, el recepcionista debe comunicarse con la Gobernanta o Ama de Llaves, ella enviara a una camarera o mucama para que revise la habitación y comunique el estado de la misma, si se rompió algo, si hubo algún faltante o si el huésped se olvido alguna pertenencia de valor.
Ingreso de huésped (check in)
Para proporcionar la calidad del servicio de las habitaciones en la llegadadel huésped se fija una hora de entrada y uno de salida, normalmente el horario límite del check in es de 13:00 a 15:00 horas.
Check in de pasajero con reserva
1. El recepcionista le dará la bienvenida al huésped en forma atenta y cordial.
2. Le preguntara si tiene reserva confirmada y a nombre de quien esta la misma.
3. Confirmara la reserva emitida por el departamento de reservas.
4.Reconfirmara con el pasajero los datos y contenidos en la reserva.
5. Luego preguntara quien se hará cargo de los gastos ocasionados durante la estadía.
6. Verificara si quedo algo pendiente y completara los datos faltantes en la ficha de ingreso.
Ingreso de un grupo
La reserva de un grupo debe realizarse con unos días de anticipación para facilitar la llegada de los mismos, de esta manera elrecepcionista podrá tener todo organizado.
Luego entregara las llaves de las habitaciones a cada integrante del grupo.
El recepcionista seguidamente realizara el check in del grupo al sistema.
Posibles Problemas en el Check in

Ø Llega un huésped al hotel, con toda su familia en plena temporada alta y
sin reserva
Solución: el recepcionista debe chequear que pueda desocuparse alguna habitaciónese día o tratar de encontrar una solución inmediata, dándole al turista la posibilidad de que pueda encontrar alojamiento en otro establecimiento.
Ø Un pasajero cuyo alojamiento esta a cargo de una empresa
corporativa, manifiesta que la misma se hará cargo de todos sus gastos. En la nota que oportunamente remitió la empresa solo menciona que pagara el alojamiento.
Solución: el recepcionistadeberá comunicarle al huésped que la empresa envió una nota donde comunica que solo se hará cargo del alojamiento.
Cuentas maestras
Las cuentas maestras o folio (no es factura) se abre para anotar los gastos extras que realiza el huésped durante su estadía, antes de que se produzca el check out este folio se carga en el sistema con los datos de su habitación, tipo de habitación, cantidad dehuéspedes, etc.
Procedimiento de salida (check out)
1. El recepcionista nocturno o el matutino pueden emitir el listado de posibles salidas para el día en curso.
2. Se ocupara de emitir el estado de cuenta de cada habitación que tiene su salida para ese día.
3. Antes del check out el huésped puede pedir el cierre de su cuenta.
4. El recepcionista se comunicara telefónicamente con el dto. deHouseKeeping para que la gobernanta, envié a la habitación a una mucama que realice la verificación de rutina.
5. También se comunicara con los centros de consumo para preguntar si se brindo otro servicio al huésped que no ha sido facturado.
6. Al tener toda la información correspondiente, se procederá al cierre total de su factura, preguntándole de que modo va a realizar el pago.
7. Despedirá al...