HOTELERIA

Páginas: 25 (6181 palabras) Publicado: 2 de junio de 2014
Marketing de eventos

Optar por contratar una empresa especializada requiere una selección pormenorizada. Existen muchas en el mercado, cada una de ellas con un perfil diferente que responde a la especialidad de su actividad y experiencia. Pedir referencias para conocerlas y solicitarles propuestas es una manera de abordar la futura contratación.
La modalidad habitual requiere del suministrode información necesaria (cuanto más completa mejor) para que éstos puedan cotizar el trabajo.
Esta información constará de los siguientes ítems:
Fecha y horario estimado para el evento.
Número estimado de participantes.
Necesidades de servicios y de infraestructura.
Empresas expositoras (cuando corresponda)
Salones de hoteles, tipo, características requeridas.
Programas de trabajo,culturales, sociales de los participantes y eventualmente de quienes los acompañen.
Asistencia de invitados especiales.
Información histórica: antecedentes de archivo de eventos anteriores, estadísticas, notas, consideraciones, conclusiones, etc.

El Organizador de eventos en su rol de vendedor
No todos los profesionales en organización tienen la habilidad para captar eventos, planificarestrategias para prospectar y en base a ello concertar las entrevistas pertinentes.
Pero en el caso de que esta persona posea el talento y conocimientos necesarios, no está de más aclarar algunos aspectos que deberá observar aquel que se ocupe de las negociaciones en esta actividad.
Por lo tanto les resumo diciendo que, la persona que “venda” un evento deberá necesariamente conocer a fondo losservicios que se ofrecen, sabrá asesorar de acuerdo a las necesidades y deseos del cliente, deberá tener una actitud positiva, de trato cordial y afable. Es necesario que tenga un muy buen manejo de las relaciones interpersonales, saber captar lo que quiere realmente el cliente y ser discreto.
Cuando asista a la entrevista concertada por teléfono, será puntual, se presentará impecable con el materialnecesario (folletería, planos, fotos, CD o DVD con imágenes) y papelería para la elaboración del plan sugerido y el presupuesto acorde.
Recuerde siempre que en la concertación telefónica NO deberá vender el evento, sino a usted mismo como representante de la empresa. El cliente necesita sentir confianza en quien será su asesor, entonces se apoyará en eso para hacer una breve investigación que nospermita anticipar sus necesidades.
Por lo tanto se buscará saber qué motiva el evento, qué deseos, expectativas, necesidades, posibilidades y presupuesto tienen para planificar sobre esa base.

Venta y promoción. La entrevista y la contratación de un evento

Ante el posible llamado de un potencial cliente particular, se procederá a concertar una entrevista personal, NO entrar endescripciones ni explicaciones por teléfono, sino simplemente limitarse a la concreción de una reunión.
Una vez que tomamos el contacto inicial, es de vital importancia ganarse la confianza del cliente.
La información y datos que nos provea servirán para armar la ficha del cliente o brief.
En base a lo conversado se le ofrecerá un completo y detallado listado sobre los de posibles espacios físicos dondese desarrollar el evento.
Se procederá de igual forma con las distintas opciones de servicios de catering y otros servicios, como fotógrafo, video, imprenta, etc.
Una vez armado un plan base se hará una presentación del presupuesto. En la siguiente entrevista se esperará la aprobación del mismo.
Captar Eventos
Todo Plan de Eventos debe considerar como punto de partida una estrategia para lacaptación de nuevas e interesantes oportunidades de negocios.
Nos extenderemos un poco más en éste punto:
En la estructura de un hotel, el departamento de Banquetes reviste una importancia de trascendencia como potenciador del área tanto en el incremento de sus ingresos como en la optimización de la utilización de los recursos humanos del mismo.
Para ello, es necesario que dicho departamento...
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