Hoteleria

SISTEMA DE AQUISICIÓN DE COMPRAS:

Para que se pueda realizar una compra se debe contar con unos estándares que serán establecidos por la gerencia de alimentos y bebidas y por el cheff ejecutivo. Además debe existir una estrecha comunicación de ellos con el almacenista, jefe de costos y jefe de compras, esto con la finalidad de cubrir las necesidades que sean determinadas.
Para realizaruna compra de productos se debe tener en cuenta los siguientes pasos. Primero, el cheff o gerente de alimentos y bebidas debe realizar una solicitud al jefe de compras por medio de unos formatos impresos, esto debe realizarse con comunicación previa con el almacenista, ya que él conoce mejor que nadie las necesidades de compra.
Dentro de los pedidos que realiza el cheff no están comprendidosproductos como las carnes, pescados, charcutería, vegetales, lácteos, panes y otros, debido a que son mercancías perecederas de corto plazo y el stock de las mismas depende de las necesidades de la cocina principal y de los eventos que se tengan que cubrir. Para ello el almacenista debe informar al cheff ejecutivo a través de una hoja de mercado semanal el stock de los productos antes mencionadospara que éste tenga conocimiento de los mismos y así pueda elaborar con anticipación la correspondiente lista de mercado de vegetales o carnes y entregarlas al jefe de compras.
El encargado de compras, por medio del sistema HOSPES llenará un formato de orden de compra, el cual contiene el número de la factura, el nombre del proveedor, cantidad de artículos, la descripción, costo unitario,costos totales y obtendrá las firmas autorizadas, para finalmente adquirir el material requerido por la cocina o los bares. Cabe destacar, que esta tramitación se realiza cuando la compra excede del fondo otorgado para este departamento.
Las cotizaciones, orden de compra y facturas, son revisadas por el receptor de mercancía, el jefe de costos y el departamento de cuentas por cobrar, para avalarque los procedimientos están siendo cumplidos. Las compras estarán condicionadas por la alta, mediana o baja rotación de los productos. Para los productos de alta rotación, que son los necesarios para la operatividad diaria, se debe contar con una frescura garantizada, entre ellos están: la leche, jugo de naranja y yogur. Este pedido es realizado por el almacenista en contacto directo con losproveedores, debido a que él conoce la existencia mínima que debe mantener de estas mercancías en el almacén y por la premura de adquisición de las mismas.
Para los productos de mediana y baja rotación, entre ellos se encuentran las carnes, aves, pescados, cereales, quesos, licores, gaseosas, etc. Dependiendo de la urgencia se realiza el procedimiento previamente establecido, como lo es el de labúsqueda del proveedor más adecuado, el que ofrezca mejor precio, tiempo de entrega, etc.
En algunos casos los productos como las carnes, pescados, aves, quesos, legumbres, hortalizas y 60 frutas, el hotel cuenta con un solo proveedor, debido a que ha sembrado confianza en el distribuidor, aparte de la posibilidad de obtener crédito y el tiempo de entrega. Por ello se hace innecesario que serecurra en búsqueda de otro, por lo que el procedimiento de obtener las cotizaciones es obviado.
En caso contrario que no se cuente con el tiempo suficiente de cumplir con estos procedimientos, se realizan las compras en establecimientos locales que ofrezcan un producto de calidad.

CONTROLES DE COSTOS E INSUMOS:
Control de la recepción de alimentos y bebidas.
Una vez realizada la comprade la mercancía e ingresado al Hotel, debe ser inmediatamente recibida por el receptor, para ello debe cotejar las mercancías que están ingresando con sus respectivos soportes como las facturas, órdenes de compras, solicitud de compra, cotizaciones y hoja de mercado. Debe verificar que el número de unidades, el peso, tamaño y presentación, sean las contenidas en dichos soportes e informar al...