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¿Cómo identificar los fondos acumulados en una institución?
Cual la entidad no está en proceso debe tener en cuenta la última reestructuración con el fin de tomar esta fecha como punto de límiteentre las tablas de retención documental documental y las tablas de valoración documental se aplicara en el mismo periodo puesto que la documentación producida por la entidad refleja la diferentesactividades de servicio prestados durante la última etapa de vida a la institución igualmente la documentación genera durante el periodo comprendido entre la creación de la entidad o de la empresa hastala fecha última reestructuración corresponde al concepto fondo acumulados.
¿La solución del problema de un fondo acumulado?
Para tener una buena organización de los fondos acumulados se debeimplementar las TRD, es decir tablas de retención documental:
Primera etapa: Análisis situacional del fondo documental acumulado En esta etapa inicial del proceso se levantará el diagnóstico del FDA paradeterminar el estado actual de la organización de la documentación.
Segunda etapa Identificación y análisis de los actos administrativos sobre la creación y evolución orgánico –funcional de laEntidad.
Tercera etapa: Inventario Documental Se debe levantar un inventario en su estado natural del fondo documental
Acumulado. El inventario debe recoger información sobre asuntos, dependencias,Autores, fechas de producción de los documentos, tipos de unidades de conservación, soportes de almacenamiento, volúmenes de documentos entre otros.
Cuarta etapa: Valoración Documental
Considerando que elproceso de Valoración Documental es uno de los más Representativos dentro de la organización archivística, se adelantará la evaluación de la información documental a partir del análisis de losvalores primarios y secundarios de los documentos, basándose para ello en los criterios de valoración.
Quinta etapa: Preparación Física de la DocumentaciónEliminación del polvo y suciedad superficial...