Identificacion de los elementos que componen los sistemas administrativos

C) IDENTIFICACIÓN DE LOS ELEMENTOS QUE COMPONEN LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Uno de los factores de mayor importancia en la administración actual, es poseer información de alta calidad, tanto en los distintos procesos de una organización, como para la toma de decisiones; esto ha provocado que cada día se busque un mayor perfeccionamiento, tanto de los elementos técnicos para obtenerla, como delos sistemas de información que se desarrolla, con el objeto de lograr resultado oportunos, confiables y al más bajo costo.
Por lo tanto, es necesario controlar que cada etapa de sistema conformado para obtener la información se haya cumplido correctamente, es decir, se verifique que los procesos administrativos y electrónicos de datos sean coherentes y actúen como un todo que satisfaga losrequerimientos de quienes deben hacer uso de dicha información.
¿QUÉ ES UN S.I.A.?
Para poder definir lo que es un S.I.A. (Sistemas de Información Administrativa), primero debemos tener conocimiento sobre ciertos conceptos:
• - Información: Toda entidad por formar parte de un sistema económico- social, está expuesta a una serie de cambios que el medio le impone y a los cuales debe adaptarse.Paralelamente, debe cumplir ciertos objetivos que se ha fijado y para lograrlo está continuamente enfrentada a tomar decisiones, lo que hace necesario la existencia de información elaborada que cumpla con las condiciones propias de esta.
• - Sistemas: Es un conjunto de elementos o funciones, estructuradas e interactuantes cuya finalidad es lograr un objetivo determinado.
Los sistemas varían en cuanto aelementos, aspectos, volumen, atributos, relaciones y objetivos. Si lo miramos desde este punto de vista la empresa es un sistema, así lo demuestran las diversas y múltiples interrelaciones que existen entre sus partes.
Definición: Un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados con el propósito de prestar atención a las demandas de información de una organización, paraelevar el nivel de conocimientos que permitan un mejor apoyo a la toma de decisiones y desarrollo de acciones. (Peña, 2006).
Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información. (Peralta, 2008)
Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar lainformación. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, losescáners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.
Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras deinformación denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).
Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientementeen el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base....