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Puesto que la obtención de ingresos representa la principal actividad en la que gira toda organización, son muy importantes los controles y la supervisión de todos los procedimientosadministrativos a seguir; esto permitirá un óptimo manejo de los activos y un adecuado desempeño de las actividades generadoras del ingreso.

El proceso para la obtención de ingresos en la U.E. Colegio SantaInés comienza con la inscripción del niño(a) en la institución, se recibe el pago mínimo del 50% del monto de la inscripción para reservar el cupo, y el otro 50% antes de que comience el año escolar. Elniño es anotado en el libro auxiliar de cuentas por cobrar en la página del grado escolar que va a cursar, con todos los datos del representante y todos los meses que debe cancelar. Losrepresentantes deben cancelar las mensualidades los primeros 5 días de cada mes, mediante la forma de pago de su preferencia (efectivo, cheque, deposito o transferencia bancaria), una vez cobrada la mensualidad seanota en el libro auxiliar de cuentas por cobrar en el mes que esta cancelando. La unidad educativa Colegio “Santa Inés” recibe el pago directo de compañías que cancelan las mensualidades de loshijos de sus empleados por concepto de guardería hasta que los niños cumplen 5 años, las operaciones del cobro de esas mensualidades tienen un procedimiento distinto; primero el colegio emite la facturade cobro a la compañía y luego ellos envían el cheque del mes que indica la factura, estas operaciones se controlan mediante un cuaderno donde se anotan las compañías, los beneficiarios, cuando seenvía la factura y cuando se recibe el cheque.

Durante el proceso de pasantías en la Unidad Educativa Colegio “Santa Inés” se pudo observar que el departamento de administración presenta las siguientesdebilidades:

No existe un manual de procedimientos administrativos que indique las actividades relacionadas con el control de ingresos dentro del departamento de administración. Lo que origina...