IFAI















GUÍA
PARA LA ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL
SISTEMA RED DE ARCHIVOS DEL ISSSTE

















ÍNDICE

1.
Presentación.
2
2.
Fundamentación y motivación.
3
3.
Objetivos.
5
4.
Marco jurídico.
6
5.
Estructura del sistema red archivos.
9
6.
Integración del sistema red de archivos.
10
6.1.
Subsistema estructural.
10
6.1.1.Unidad de correspondencia (Oficialía de partes)
10
6.1.1.1.
Recepción de documentos.
10
6.1.1.2.
Distribución, seguimiento y control de documentos recibidos.
11
6.1.1.3.
Despacho de la documentación.
12
6.1.1.4.
Reproducción de documentos.
12
6.1.1.5.
Documentos electrónicos.
13
6.1.2.
Archivos de trámite.
14
6.1.2.1.
Lineamientos de archivos en trámite.
17
6.1.2.2.Transferencias primarias al archivo de concentración.
19
6.1.3.
Archivo de concentración.
20
6.1.3.1.
Lineamientos de archivo en concentración.
25
6.1.3.2.
Valoración documental para su destino final.
26
6.1.4.
Archivo histórico. (Propuesta en estudio)
29
6.1.4.1.
Lineamientos de archivo histórico. (En caso de estar en operación)
30
6.2.
Subsistema de instrumentos de consulta y controlde archivos
31
6.2.1.
Información reservada o confidencial.
33
6.2.2.
Conservación física de los archivos.
35
6.3.
Subsistema documental
35
6.3.1.
Organización y conservación de los archivos institucionales.
36
7.
Glosario de términos.
39
1. PRESENTACIÓN

La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios en su carácter de Área Coordinadora de Archivos del Instituto, enobservancia de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Publica Gubernamental, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 11 de junio de 2002 y los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, publicados en el mismo órgano informativo el 20 de febrero de 2004, ha iniciado lacreación del Sistema Red de Archivos del ISSSTE para que lleve a cabo la depuración, clasificación e inventario de los archivos de trámite y concentración, que permita establecer una comunicación efectiva con las Unidades Administrativas para poder informar a los Derechohabientes y a la sociedad en general de las actividades del Instituto, así como de su modernización y del mejoramiento de susservicios.

Con la finalidad de que el personal responsable de la operación de estos archivos, cuente con un documento de consulta permanente, se han elaborado los Guía para la Organización y Administración del Sistema Red de Archivos del ISSSTE” que contiene los criterios normativos y organizacionales que deberán ser observados por las Unidades Administrativas del ISSSTE dentro del ámbito de sucompetencia.

El presente documento describe los criterios específicos y procedimientos relacionados con la organización de archivos y la conservación de los documentos y expedientes que se generen, obtengan, adquieran o transformen en el Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado y establece el objetivo, el marco jurídico y la estructura del Sistema Red de Archivos,conformado por tres subsistemas: Estructural; de Instrumentos de Consulta y Control de Archivos; y Documental; así como un Glosario de Términos.

La presente guía podrá ser modificado y actualizado cuando las bases jurídicas aplicables sean reformadas o actualizadas, así como por los cambios resultantes de las revisiones periódicas que realicen las Unidades Administrativas del Instituto.2. FUNDAMENTACIÓN Y MOTIVACIÓN.

La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (LFTAIPG) tiene por objeto proveer lo necesario para garantizar el acceso a toda persona a la información en poder de la Administración Pública Federal (APF).

En este contexto, resulta indispensable que los documentos y expedientes en posesión de los sujetos obligados por...