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Contextualización
¿Alguna vez has estado en una junta tan larga que olvidaste el motivo de la reunión?
Las reuniones de trabajo son de gran importancia para la organización, en ellas los equipos resuelven sus problemas y toman decisiones para alcanzar sus metas. Las reuniones no son un fin en sí mismas, sino un instrumento para lograr una meta.
La personalidad de los empleados queconducen las reuniones se refleja en ellas, al igual que la personalidad de las organizaciones que representan.
Es importante contar con una metodología fija para conducirlas y darles seguimiento, para controlar al máximo el tiempo que se invierte en ellas, de lo contrario se podrán percibir como una pérdida de tiempo.
Las empresas de clase mundial llevan a cabo reuniones diarias de 20 minutos omenos para planear y evaluar el día y reuniones de 30 minutos una vez al mes para revisar los resultados mensuales.LIDERAZGO Y PROCESOS ORGANIZACIONALES 2

Introducción al Tema
¿Qué tipo de reuniones son las que consideras importantes?
Existen diferentes tipos de reuniones ya sean para proporcionar información, solicitar información, resolver problemas o conflictos, planear actividades, entreotras.
Como líder tienes la responsabilidad de lograr las metas de la reunión lo antes posible, para esto debes considerar que los asistentes tienen ideas importantes que aportar, hay que invitarlos a participar, respetar sus sentimientos y puntos de vista, proporcionarles la información necesaria para trabajar y buscar el consenso.
Dentro de la reunión debe prevalecer el orden y recordarconstantemente el objetivo de la reunión, para que no se desvíen las discusiones.


Explicación
Conducción de reuniones de trabajo efectivas
¿Qué partes de la reunión consideras clave y de mayor provecho?
Las reuniones se dividen en tres fases: la preparación, el desarrollo y el seguimiento.
Preparación. Antes de la reunión:
1.- Determina la necesidad de la reunión.
La reunión esindispensable o se puede eliminar con una llamada, conferencia telefónica, correo o fusionarla con otra reunión periódica.
2.- Envía la solicitud a participantes por el medio más adecuado.
Fecha, hora de inicio, hora de finalización, orden del día, lugar de reunión y documentos a revisar o llevar consigo.
3.- Organiza la reunión.
Sala adecuada, número y acomodo de sillas, documentación, mediosaudiovisuales, minuta, entre otras.LIDERAZGO Y PROCESOS ORGANIZACIONALES 4

Desarrollo. Durante la reunión:
Empiece. Describe el propósito y la importancia de la reunión
Ejemplo: El propósito de nuestra junta es buscar una manera de cumplir con la meta de esta semana de tal forma que nadie resulte sobrecargado.
Aclare: Determina los hechos dando antecedentes que se pueden aplicar a lasituación (datos, cifras, temas preocupantes).
Ejemplo: Antes de que hablemos de cómo distribuir tareas, ¿puede cada uno de ustedes decirnos el tiempo disponible con que cuentan según el muestreo de trabajo que Ingeniería realizó la semana pasada y los problemas con los que se han estado enfrentando? Y de acuerdo a eso determinaremos cómo vamos a lograr la meta semanal.
Desarrolle: Comparte tusideas, pero lo que es más importante, pide a otras personas que aporten ideas.LIDERAZGO Y PROCESOS ORGANIZACIONALES 5

Ejemplo: Como lo imaginábamos, cada uno de nosotros ya tiene el tiempo saturado de trabajo. Tomando eso en cuenta, ¿Que ideas tienen para lograr la meta semanal?
Acuerde: Las buenas ideas sólo son buenas cuando su ponen en práctica. En este paso especificarás QUÉ se hará, QUIÉNlo hará y para CUÁNDO.
Ejemplo: Podemos ponernos de acuerdo sobre ¿cuál de las dos ideas vamos a seguir? Luego podemos hablar de cómo vamos a llevarlo a cabo y asegurarnos que nos ayude a cumplir la meta.
Termine: Es la última oportunidad de verificar que todos tengan una idea clara de los acuerdos. Es un resumen detallado.
Ejemplo: Sólo para resumir: Beto, tu balancearás la operación 1...