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Un documento es la prueba o testimonio material de un hecho o acto que una persona física o jurídica, una institución, asociación, etc., que puede ser de carácter público o privado, realizan comoconsecuencia del ejercicio de sus actividades y funciones y que podrá ser plasmado en una unidad de información que observe cualquier soporte, papel, cinta, disco magnético, película y fotografía, con elobjeto de preservarlo en el tiempo en caso de necesitarlo para presentarlo como prueba, recuerdo o legado a alguien.

En el caso de las organizaciones e instituciones que realizan un vasto yextenso en el tiempo trabajo, los documentos serán menester de todos los días y de casi todos los integrantes de las mismas, por lo cual demandará que sobre los mismos se realice un trabajo de tipo seriadoy pasarán a ser denominados series documentales, entre las que se incluyen: la correspondencia, libros de actas, libros de contabilidad, entre otros.

Un documento está compuesto preeminentementepor información escrita que puede haber sido volcada de puño y letra, o sea, manuscritamente, o bien a través de un proceso mecánico como puede ser el de la máquina de escribir que se usaba masivamenteantaño o por la computadora, que es aquel medio mecánico que predomina hoy en día.

En este último caso que comentaba, el de los documentos que se crean a través de un ordenador, convencionalmentese los denomina archivos y una vez que han sido creados por el interesado, gracias a la utilización de un programa de edición de documentos, como puede ser el caso de Word, se les otorgará un nombre yun formato, para luego, guardarlos en la unidad de almacenamiento que se elija y de esta manera dejar mejor organizada la búsqueda en caso que más adelante sea necesario abrirlos para consultarlos omodificarlos.

A los documentos, además, se los puede clasificar en documentos primarios, que son aquellos que contienen información original del autor y no han sido sometidos al tratamiento o...