Impacto de la Oficina Virtual en el area de Servicios

OFICINA VIRTUAL
EN EL ÁREA DE SERVICIOS ESTUDIANTIL


TRASFONDO Y TIPO DE ORGANIZACIÓN
Universidad privada que cuenta con un campus principal, cinco recintos localizado a través de toda la isla y dos centros fuera de Puerto Rico. Dicha universidad cuenta con una oficina de servicio estudiantil central, la cual es la encargada de general transcripciones de créditos, certificaciones ocualquier documento que necesite la firma oficial del personal, además esta encargada de brinda sus servicios a ex-alumnos, administración, facultad y público en general. Esto implica que ofrece sus servicios a más de 15,000 estudiantes, a través de toda la isla y fuera de ella.

DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA U OPORTUNIDAD

La oficina de servicio estudiantil se encuentran en las oficinas centrales,y los estudiantes de los recintos no pueden llegar al campus principal para solicitar los servicios, ya que hacen las gestiones a través de una persona designada para recoger los documentos y luego entregarlos en el campus principal. Dicha situación lo que produce es que los servicios solicitados por los estudiantes demore, puede pasar más de una semana en lo que llegan los documentos a laoficina central para luego procesar los mismos y enviar por correo los documentos solicitados a los estudiantes o persona que solicita los servicios. Se pretende incrementar niveles de desempeño y maximizar el tiempo sin la limitación de horario de servicios. De esta manera se puede encontrar una flexibilidad de estructura para poder brindar mejor servicio.


META GENERAL DEL PROYECTODesarrollar una compañía virtual de excelencia, con una tecnología innovadora, de gran sentido de oportunidades que brinde confianza, sin fronteras para alcanzar el éxito; y adaptarse a los cambios radicales del servicio y la competitividad.



OBJETIVOS DEL PROYECTO

A través de la alta tecnología lograr un espacio totalmente interactivo (realidad virtual) entre estudiantes, profesores,administración, suplidores, etc. Ser una Institución educativa innovadora en nuestros procesos y servicios. Flexibilidad al trabajar desde su hogar, automóvil o donde prefiera el empleado. Brindar servicios 24 horas sin limitación de días. Lograr una red de relaciones telemáticas donde podamos compartir recursos administrativos, experiencia en investigación y desarrollo de mercado y reducción decostos. Maximizar los recursos y lograr un acceso simultaneo. Reducir los costos de operación y ampliar cobertura. Lograr rapidez y calidad en el servicio brindado a estudiantes, profesores, administrativos y hacer la diferencia en nuestra Institución.

RESULTADOS ESPERADOS “DELIVEABLES AND OUTCOMES”
Utilizando un mismo protocolo y programas para todos los usuarios, cada estudiante tendrá laoportunidad de interactuar con el Centro de Ayuda y Servicio estudiantil “Online” provista por la organización educativa. El estudiante tendrá la oportunidad de acceder por Internet a los servicios de la oficina estudiantil y solicitar los mismos sin importar el lugar donde se encuentre y a cualquier hora. El estudiante además podrá interactuar con un oficial de servicio virtual con el propósitode contestar preguntas sobre algún servicio o proceso. Para asegurar la calidad de servicio la oficina de servicio estudiantil, contara con un programa de rastreo de cualquier solicitud hecha por el cliente utilizando el sistema de “Tracking Number”. Esto le dará la ventaja al cliente de ver en que etapa se encuentra su solicitud. Por otra parte, este proceso de rastreo fomenta la agilizaciónde procesos, organización más efectiva, unifica el trabajo en equipo y abarata costos y tiempo para ambas partes. Los pagos serán realizados “online” las solicitudes podrán ser procesadas de acuerdo a la prioridad del cliente. Los estudiantes podrán contar con el servicio expreso de entrega en 24 horas, pero dichos servicios tendrán una tarifa diferente a la regular la cual incrementara las...