Implementacion de un sistema de tramite documentario

Páginas: 7 (1711 palabras) Publicado: 13 de julio de 2014

IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE TRÁMITE
DOCUMENTARIO – “SITD” EN LA UGEL 01



1. ANTECEDENTES

El Ministerio de Educación es órgano del gobierno nacional que tiene por finalidad definir, dirigir y articular la política de educación, recreación y deporte en concordancia de la política general del Estado.

Mediante Decreto Supremo No. 12 – 86 – ED, se crean las Unidades de ServiciosEducativos, como Órganos Desconcentrados del Ministerio de Educación, en reemplazo de las Direcciones Zonales de Educación y Supervisiones Educativas, dando origen a las “USE”.

La Nueva ley de Educación dispone a la actual Dirección de Educación de Lima, cuyo ámbito corresponde a la Provincia de Lima, dentro del marco de las disposiciones que rigen el proceso de descentralización y de la LeyGeneral de Educación, redefiniendo su denominación como Dirección Regional de Lima Metropolitana, igualmente sus Unidades de Servicios Educativos, bajo la denominación de Unidades de Gestión Educativa Local (UGEL).


2. MISION Y VISION DE LA EMPRESA

MISION
La Misión constituye la razón de ser, el propósito y las aspiraciones que como institución nos proponemos realizar y lograr en undeterminado contexto temporal e histórico. Está plenamente ligada a la visión estratégica de mediano y largo plazo, más bien, la implementación del Sistema de Información de apoyo a la administración Documental y archivo facilitando con ello su realización que los expedientes presentado por los docentes y directores sean atendidos rápidamente para su gestión de cada Institución educativa .VISION
La Visión es la imagen futura de la institución educativa. Constituye una declaración de lo que quieren los actores educativos para el establecimiento de una nueva realidad institucional cualitativamente superior al actual.
El Sistema de Información de Apoyo a la Administración Documental y de Archivo, desde un punto de vista es práctico. Esto obliga a considerar un enfoque global en elque se tienen que integrar los Archivos en papel, los documentos electrónicos y las bases de datos.

3. NECESIDAD

En la unidad de Gestión Educativa Local Nro.1, el problema frecuentemente del área administrativa, es el congestionamiento de la atención a los usuarios con motivo del trámite de expedientes.

En esta Área solo se cuenta con registros manuales los cuales son trabajados en hojasde cálculo y expedientes físicos los cuales se encuentran en archivadores y/o cuadernos lo cual retrasa la entrega de los mismos debido a la búsqueda manual que debe hacer el personal del área.

La documentación solicitada tiene seguimiento de expedientes por recepción, proceso de documentos y derivación de documentos.

4. SOLUCION.

Implementación de un sistema informático en la unidad deGestión Educativa Local Nro. 1 como plan piloto, que agilice la búsqueda, entrega y atención a los expedientes solicitados en mesa de partes por parte del usuario.

Objetivó del Sistema:

“Agilizar la búsqueda, entrega y atención de expedientes presentados por los docentes a través de Mesa de Partes de la UGEL01 mediante la automatización de procesos mediante un Sistema Informático”.5. DEFINICION DEL SISTEMA

El Sistema de Información de Apoyo a la Administración Documental y de Archivo tiene como objetivo principal apoyar a la gestión documental. Acceder a la información de tiempo real para usuarios y el público a través de un portal Web.
El Sistema de Tramite Documentario, evita posibles pérdidas de expedientes, toda vez que el registro de éstos a su ingreso,será almacenado vía red en un servidor central controlado y monitoreado por el Ministerio de Educación







“Este Sistema aliviará el trajín a veces innecesario de los usuarios y también brindará la seguridad de que los expedientes no serán extraviados en el camino.


6. MARCO TEORICO DEL SISTEMA

En las Organizaciones se prestan servicios al público en el procesamiento...
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