Implementacion Del Sistema De Registro Y Control

DISEÑO Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS

IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE REGISTRO Y CONTROL DE LOS EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOSDE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PISCO, DE LA PROVINCIA DE PISCO, DEPARTAMENTO DE ICA

I. ANTECEDENTES
2.1. Ficha de la Empresa
Nombre de la Empresa : Municipalidad Provincial de Pisco
Alcalde : Sr. Jesús Echegaray Nieto
Dirección : Esquina López de AlarcónconRamónAspillada
Provincia de Pisco, Departamento de Ica
Rubro : Servicios (Limpieza Pública,
Arbitrios)

2.2. Breve Reseña Histórica
La Municipalidad Provincial de Pisco, es una entidad con personería Jurídica de Derecho Público y goza de autonomía política, económica y administrativa en los asuntos de su competencia.
Su organización y funcionamiento se encuentra normada por la leyOrgánica de Municipalidades N° 27972 y tiene como finalidad planificar, ejecutar e impulsar un conjunto de acciones con el objeto de proporcionar una adecuada prestación de servicios públicos así como propender el desarrollo integral y armónico de su jurisdicción. Le son aplicaciones las leyes y disposiciones que de manera general regulan las actividades del sector público.
* Control de losServicios Públicos (Limpieza Pública y Mantenimiento de Parques y Jardines).
* Reordenar y reubicar el Comercio Ambulatorio, concertando en ellos su debido acondicionamiento, descongestionando las principales calles de al provincia.

2.3. IdentificarProcesos
De la verificación in situ realizada en las instalaciones de la Municipalidad provincial de Pisco (Unidad de TrámiteDocumentario), así como también de las entrevistas y encuestas, se ha llegado a saber muchas deficiencias, estas son:
* Duplicidad de información.
* Redundancia en las labores de trabajo.
* Pérdida de Expedientes.
* Problema en el inventario, porque se realiza en formato manuales.
* Base de datos de información sin control, debido que se realiza en tarjetas de cartón.

2.4.Análisis y diagnóstico
Una vez realizada la entrevista a la Jefa, Asistente y Secretaria de Trámite Documentario de la Municipalidad Provincial de Pisco, nos indica que el año pasado (2010), llevaban el control, registro y movimiento de los Expedientes Administrativos en el sistema Excel, pero que se dejo porque había pérdida de información de los mismos. A partir de este año (2011) dichos registro serealizan por medios de formatos, libros y tarjetas impresos, el mismo que son llenado en forma manual, generando demasiado tiempo y perdidas de información.
II. JUSTIFICACIÓN
El sistema que está en proceso de desarrollo, tendrá muchas ventajas, en cuanto al tiempo que realiza el control, registro y movimiento de los expedientes administrativos que ingresa a la Municipalidad Provincial dePisco; pero también habrá un notorio cambio en cuanto al costo beneficio (mejor control, no duplicidad de labores, reducción de personal).
Así como la Investigación o Análisis ha sido necesaria para la Unidad de Tramite Documentario y por ende la Gerencia de Administración, porque se podrá llevar el Control, Registro y Movimiento de los Expedientes Administrativos de la Entidad, para sus respectivastramitación, así como para en buen desempeño de los mismos; y asimismo, complementariamente es conveniente para la Municipalidad Provincial de Pisco y su población, porque no generaría perjuicio económico para la Institución y la atención y productividad sería más eficaz y eficiente.
La justificación del proyecto se basa en que al implementarse, contribuye en la reducción del tiempo en registro ycontrol de Expedientes, lo que significa ahorro de dinero, reducción de costos y consumo de menos recursos humanos.
El Registro y Control de Expedientes es uno de los procesos más críticos en los gobiernos locales.
Por esta razón, es importante contar con una herramienta tecnológica que permita el registro y control de expedientes de forma eficiente y disponer de la información de forma ágil...