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CREACION DE CARGOS Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL



Antes de proceder a la vinculación de colaboradores a la empresa debemos tener bien clara la nomenclatura o nombre del cargo,  funciones inherentes, posición en qué los vamos a ubicar dentro de la actual estructura organizacional, dependenciajerárquica y cuáles serian específicamente sus deberes y responsabilidades.

La ubicación en la estructura organizacional tiene una relación directa con la actividad u oficio que va a desempeñar el nuevo colaborador, y de hecho, la situación se hace fácil elaborando una relación de las actividades preponderantes o las que dieron origen al cargo. Si por ejemplo, la persona a vincular sería la encargada dellevar los registros de la facturación expedidos por la empresa, se nos antoja que pudiera ser alguien que trabajaría en el departamento comercial, pero si también debe hacer seguimiento a los vencimientos de las mismas, ahora cambia nuestro pensamiento y definimos que seguramente va a colaborarle al departamento de contabilidad, etc., y  como el área tendrá su propia estructura, ahoraestableceremos a quien le debe reportar su actividad y de hecho los resultados de su gestión.

Resulta fácil establecer las relaciones internas entre los diferentes cargos cuando cada una de las personas que trabajan para la empresa conocen a ciencia cierta las actividades que deben realizar, la periodicidad con que deben realizarlas, a quién deben reportar sus resultados y de quién estarían recibiendoinstrucciones permanentes o periódicas, para adelantar las labores relacionadas con su trabajo.

Definición de perfiles

Conocemos en la práctica dos perfiles: perfil del cargo y perfil del candidato, formatos que se diligencian de manera separada, esto sin mencionar la forma única que utilizan algunas empresas en las que ambos perfiles están unificados en un solo documento, y en el orden lógicode Perfil del Cargo y Perfil del Candidato.

El perfil del cargo no es más que la definición del cargo, que incluye la relación de actividades que desarrollaría una persona al ocuparlo.

Se debe iniciar el proceso de creación de cualquier cargo estableciendo un listado de actividades que la persona que lo iría a ocupar, debe realizar. Esta relación de actividades le daremos un orden deimportancia en la redacción, yendo de las actividades más importantes, que seguramente dieron origen a su creación, hasta  las más sencillas y repetitivas, o a las del  diario hacer.

Perfil del candidato - Requisitos para ejercer el cargo:

Cuando tenemos redactadas las funciones que tendría que realizar el titular del cargo que estamos creando, es el momento de pensar en los requisitos que exigeel mejor desarrollo de las actividades, en lo académico, en lo físico y en lo relacionado a experiencias anteriores.

El objetivo será el de relacionar las funciones y/o actividades que debe adelantar la persona que ocupe el cargo con los conocimientos, la experiencia y las condiciones físicas necesarias.

Siempre habrá una exigencia de conocimientos mínimos, ya sean estos generales opuntuales. Todo cargo requiere el que se cumplan con algunas condiciones corporales y que estarían relacionadas con el esfuerzo físico, agudeza visual, etc., o sencillamente ninguna exigencia en particular. De igual forma se presenta el tema de la experiencia, que para algunos casos jugará un papel muy importante en el desempeño del titular o la consideración de que la “experiencia en cargos anteriores” noes un hecho trascendente.

Como vemos, el diseño de cada cargo nos irá mostrando las diferentes facetas que a su vez nos ayudarán a establecer los requisitos del mismo (Educación, aspectos físicos y/o experiencia), muchas veces marcado bien por el conocimiento de las actividades intrínsecas del cargo o a criterio de las personas a las que se les ha encomendado la misión del diseño del mismo....