Importancia Administracion Documental

Importancia de la Administración Documental

¿Qué es la administración documental? Para muchas personas es simplemente guardar, sin ningún orden, pero si vamos a la esencia de su significado nosencontramos con algo mucho más complejo, pues no es únicamente organizar, es el manejo, tratamiento y organización de los documentos. Esta norma permite a cada organización el mantenimiento de losdocumentos más importantes, eliminación de la papelería obsoleta, nos permite conocer el tiempo de vida de un documento lo que permite racionalizar y economizar tiempo y espacio en cada organización oempresa.
Este proceso prácticamente surge con la escritura, ya que el hombre miro la necesidad de guardar y procesar cada actividad realizada, surgiendo así la administración documental. A través deltiempo este proceso ha sufrido diferentes cambios debido al aumento de los fondos documentales. La gestión documental efectiva, implica afectar como realizamos y los procesos que intervienen en nuestrotrabajo.
Para que la gestión documental se lleve de una manera eficiente, se debe comenzar con el almacenamiento digital de cualquier documento, con una referencia que nos permita su fácilubicación; además si comprendemos que cada documento de la empresa está relacionado de una u otra forma podemos integrarlo a la gestión interna de la empresa, esto significará un ahorro de tiempo y facilitar labúsqueda de la información; cada documento pasa por muchas manos, pero con un sistema de software de gestión documental podemos reducir al mínimo o eliminar ese flujo documental. Estos son para mílos puntos clave en un sistema de gestión documental.
A continuación, expongo cuales son para mí los objetivos principales de la administración documental:
1. Facilitar la búsqueda de un documentoy su conservación reduciendo costos y espacios, ya que todas las empresas deben buscar la implementación de un sistema de gestión documental para la preservación de los documentos por ellos...