Importancia De Correo Electronico

Hoy en día es indiscutible la importancia que ha adquirido el correo electrónico como medio de comunicación, tanto dentro como fuera de la empresa. Por eso hemos de preocuparnos de su almacenamiento y manipulación.
Las transacciones empresariales comienzan en forma de correo electrónico, pues la mayor parte de los clientes utilizan el e-mail para negociar contratos y acuerdos, así como emitirfacturas e información sobre pagos. El correo electrónico es también muy utilizado por los departamentos de marketing para realizar envíos a los clientes anunciando nuevas ofertas, tratos especiales, etc.
Sin embargo, algunas empresas todavía no comprenden que cada correo electrónico enviado o recibido es probablemente el único registro que tienen para las transacciones importantes con un cliente oentre miembros del personal de la compañía. Muchas organizaciones, asimismo, subestiman el valor del conocimiento que está almacenado en los e-mails. De acuerdo con la investigación de Osterman, “los correos electrónicos contienen aproximadamente un 75% de la información que utilizamos en una jornada de trabajo”. Por lo tanto, la cantidad de conocimiento almacenado en dichos correos es suficientepara justificar su archivo durante un largo período de tiempo.
A pesar de ello, para las compañías todavía resulta difícil aceptar la necesidad real de una solución para el archivo de e-mails. Muchas de ellas confían en las copias de seguridad tradicionales para solucionar el problema, una estrategia que sólo ofrece una solución temporal.

¿POR QUÉ OPTAR POR EL ARCHIVO DE E-MAILS?
Unacompañía no puede permitirse no archivar los correos electrónicos porque nunca sabe cuándo y qué e-mail va a necesitar en un futuro. Un e-mail puede ser una lista de tareas pendientes del departamento de ventas, pero otro e-mail podría ahorrar a la compañía miles de euros en honorarios legales y multas.
A continuación, enumere algunas de las razones por las que un negocio necesita archivar sus e-mails:1.- Acceso a e-mails antiguos o eliminados: Las soluciones tradicionales de copias de seguridad que restauran sistemas si un negocio sufre una interrupción, como un error de sistema de disco, no son lo suficientemente potentes. Estas soluciones basadas en copias de seguridad no permiten al administrador o a los empleados buscar fácilmente a través de cientos de e-mails, por ejemplo, los mensajescon la información del pago que otra compañía ha acordado.

2.- Problemas de almacenamiento: El volumen de e-mails que se generan en una jornada de trabajo se está convirtiendo en un problema para los administradores de TI. A medida que los empleados envían y reciben correos electrónicos con archivos adjuntos de mayor tamaño, la capacidad de almacenamiento del servidor comienza a agotarse. Silas cuotas del servidor no pueden ser incrementadas, los correos electrónicos deberán ser almacenados en archivos PST en terminales de trabajo o en una parte de la red informática, creando así más problemas.

3.- Salvaguarda y cumplimiento legal: La legislación en algunos países establece los correos electrónicos como una fuente de datos que debe conservarse durante diferentes períodos de tiempoen el caso de que tal información sea requerida en un tribunal de justicia. Varios sectores, como el de las finanzas, tienen sus propias regulaciones que deben cumplirse.

4.- Capacidad de gestionar y comprobar los e-mails de los empleados: La mayoría de las compañías no supervisan lo que sus empleados están enviando o recibiendo a través del e-mail. Aunque los correos electrónicos corporativosdeberían ser utilizados solamente para los negocios de la compañía, hay ocasiones en las que la dirección necesite supervisar los e-mails de sus empleados.

CÓMO ELEGIR UNA SOLUCIÓN DE ARCHIVO
Para las empresas, las razones que realmente llevarán a la implantación de una solución para el archivo de e-mails son las cuestiones legales y de conformidad. La capacidad de acceder a los e-mails y...