importancia de documentación

Importancia de documentación
La documentación de un sistema es esencial para proporcionar entendimiento de un a quien lo vaya a usar para mantenerlo, para permitir auditorias del mismo ypara enseñar a los usuarios como interactuar con él y a los operadores y administradores como hacerlo funcionar.
La documentación tiene una gran importancia dentro de una empresa, ya queesta ayuda a eliminar la posible dependencia que se pueda formar entre el proyecto realizado, y el ejecutor de éste. Para que toda aplicación tecnológica y todo servicio informático quedeadecuadamente documentado, es necesario exigirle a quien lo diseñe y/o desarrolle (puede ser personal interno o un proveedor) que entregue dicha documentación obtenida a través del desarrollo delproyecto, de manera que otras personas relacionadas o autorizadas por la empresa accedan a los conocimientos necesarios para corregir errores, hacer ajustes, etc. La oposición que entregan lostécnicos a la realización del proceso de documentación, se basa principalmente en los costos en que se incurre para su construcción y en el mayor plazo de entrega. Pero estas justificaciones no sonposibles de sustentar en la realidad, ya que el mayor costo en que se incurre para documentar se recupera con creces en el futuro, especialmente cuando se ve enfrentado a un error del sistema otener que efectuarle mantenimientos correctivos por mal uso.

Funciones de un documento:
-Permite la comunicación humana.
-Es un medio muy valioso de formación y enseñanza.
-Puedematerializar todos los conocimientos humanos formando, de este modo,una memoria colectiva.
Un documento válido debe ser:
-Original: Es decir, de primera mano. Fruto de un estudio o investigación.-Fiable: Digno de crédito. Identificación de autores y fuentes.
-Utilizable: Con posibilidad de difusión. De fácil acceso a los utilizadores.
-Documentos confidenciales: de utilidad limitada