IMportancia de documentos

IMPORTANCIA DEL MANEJO DE DOCUMENTOS
El comercio, la banca, la industria y en gerencia, el mundo de los negocios en cualquiera de sus ramas necesita una comunicación precisa, porque las relaciones comerciales y empresariales deben fijarse en términos que solo pueden aportar la comunicación escrita, la cual tiene dos grandes propiedades: Permanencia y Constancia a las que cabe agregar las deser medio de prueba legal y medio de facilitación del medio comercial.
Es muy importante, sin un manejo cualquier empresa caería en un total descontrol, la perdida de documentos seria evidente y la falta de tiempo en la búsqueda de estos generaría grandes perdidas tanto financieras como comerciales(perdida de clientes etc.) y esta situación llegaría a tal punto que disminuiría las utilidades eincluso crearía deudas .
El manejo de documentos es uno de los puntos mas críticos en las organizaciones, por todas las implicaciones que esta actividad determina como lo son...
Trámites. El procesamiento de los documentos es delicado y este manejo involucra infraestructura de personal y espacio físico de almacenamiento, por lo que los tiempos de atención se alargan
Seguridad yconfidencialidad. La integridad de los documentos así como su acceso restringido es un punto de suma importancia.
Velocidad de Acceso. La velocidad con que se pueda acceder a la información, redunda en la respuesta de las instituciones tanto a nivel interno como externo
Flexibilidad de uso. El poder usar la aplicación dentro de una plataforma flexible, que no ate de manos tanto a los administradores delproceso como a los supervisores tecnológicos.
Estos recursos son esenciales para un buen manejo.
PERMANENCIA
La permanencia conlleva duración, el complejo mundo de los negocios reposa, aparte de la rapidez vertiginosa de sus transacciones, en la permanencia y duración que otorga existencia de un documento.
Es aquel que se usa para designar al mantenimiento de determinado elemento a través deltiempo es un elemento o fenómeno de circunstancias que se hacen atravesar de los departamentos.
CONSTANCIA
Constancia. La permanencia implica constancia en los acuerdos y en los compromisos, la comunicación escrita es la única forma de garantizar eficazmente que, lo que un día se pacta sigue en pie: un pedido, precio de un producto, condiciones de pago, forma y plazo de envío. En laconstancia de las diferentes partes e interacciones en la relación mercantil o comercial.


Existe una conexión entre los objetivos personales de los individuos en una organización y los objetivos de la organización en sí misma y al establecer esta conexión en la práctica es el trabajo del gerente.
Es un documento donde se hacen constar algún echo de constancia es una factura un boleto un ticket unrecibo o una institución.
MEDIOS DE PRUEBA LEGAL
Que una comunicación escrita tenga el valor de constancias, le otorgue una propiedad. Ser medio de prueba legal en caso de litigio. Esto se debe a que es un testimonio fiel de las condiciones en que se hizo una transacción.
MEDIO DE FACILITACIÓN DEL INTERCAMBIO COMERCIAL
Por último, la comunicación escrita aporta un elemento de sensibilidad yformalidad en toda transacción comercial. Estos conceptos son fundamentales para el empresario de hoy y el ejecutivo moderno pueda tomar decisiones importantes en el momento preciso sin el manejo adecuado de los documentos, los cuales se encuentran dentro de una gaveta de archivo (físicamente) y en la memoria (disco duro) de una computadora de cualquier negocio dejaría de funcionar con efectividad.CUADRO:
PARTE INTERNA..
CIRULAR: Escrito dirigido a varias personas para comunicarles algo
MEMORANDO:. . Resumen escrito de los puntos más importantes de una cuestión
CONVOCATORIA: en general, el anuncio para que se concurra a un lugar o acto determinado.
ACTA DE JUNTAS: Los acuerdos que la junta de accionistas adopte, así como todas las circunstancias relativas a la reunión deben quedar...