Importancia de la Administración Documental

ACTIVIDAD 1
¿Cuál es la importancia de la Administración Documental? y
¿cómo se refleja su finalidad en las empresas, actualmente?
La Administración Documental es importante ya que se fundamenta en la
planeación, la organización, la ejecución y el control, permitiendo por ello
una comunicación organizada y detallada, garantizando que por medio de
ésta se conserven y afiancen las evidenciasde las acciones realizadas en
pro del desarrollo humano.
La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se
le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar
su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades
dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su
origen hasta el destino final con el objeto deacelerar su búsquela,
facilitación
y
conservación.
Al decir documento, nos referimos a toda hoja, serie de hojas o
expedientes, donde se guarda la información de un acto o hecho realizado
por personas, que pueden ser públicas o privadas.
Hoy en día las empresas manejan un gran volumen de información que las
obliga a crear sistemas ordenados para clasificar los datos y así poder
tener unacceso más fácil y rápido. Allí es donde entra a participar la
administración documental porque facilita la búsqueda de un documento y
ayuda a la conservación del mismo reduciendo costos y espacio. La
importancia de la administración documental en una empresa es
fundamental ya que nos permite planificar, manejar y organizar toda clase
de documentos que se recepcionan provenientes de entidades yempresas.
Esto nos ayuda a tener un adecuado control de los archivos ejecutando
procedimientos para darles un mejor manejo en la creación, proceso y
archivo de los mismos y así en el momento de alguna consulta sea fácil y
eficaz su búsqueda. Esta búsqueda se puede hacer según como se tenga
organizado el archivo, ya sea por fechas, dependencias, ciudades, orden
alfabético, asunto oimportancia del documento, esta clasificación la
maneja
cada
empresa
según
sus
necesidades.
En una de las definiciones entendía que la Administración Documental es
el manejo que se le debe dar a los documentos con la finalidad de facilitar
su utilización y conservación, pasando por su manejo, tratamiento y
organización tratando siempre de reducir costos y espacio.
En este tema es muy complejo yaque existe una normativa para este fin y
ahí especifica que determinación hay que darle a cada uno de los
documentos, puesto que no es lo mismo para documentos contables que
para documentos relacionados con gestión humana. También existes
tablas de retención documental con sus correspondientes subseries y tipos
de documentos donde se asigna el tiempo del ciclo vital de cada
documento.

Mencione al menos 5 aspectos de Ley 594 de 2000 y 5
aspectos del Acuerdo 027 de 2006, que haya identificado en
la empresa que labora o que conoce.

Aspectos de Ley 594 de 2000
Archivo. Conjunto de documentos; en la empresa donde laboro resalte
este aspecto porque en ella se maneja el archivo de la documentación
importante y necesaria la cual esta archivada en orden alfabético
(documentosvarios) y por fecha (contratos de proyectos).
Soporte documental. De acuerdo al concepto en la empresa donde laboro
se emplea el archivo de forma magnética de los documentos y formatos
que utiliza la empresa, para prevenir deterioro por paso del tiempo o
situaciones climáticas.
Responsabilidad. En la empresa donde laboro, los responsables de los
documentos que se maneja o utiliza sonaquellos quienes mantiene
constante uso de ello, para lo cual los debe mantener Organizados y
conservando su buen estado físico.
Documento original. Los documento originales (contratos, afiliaciones,
etc.) que se maneja en la empresa donde laboro, se deben mantener en
adecuado estado físico, permitiendo total claridad de le información
planteada en ello.
Procesos archivísticos. La gestión de...