Importancia de la administracion documental

Qué es un sistema de gestión documental

Los sistemas de gestión documental son programas de gestión de bases de datos que disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos fundamentales de los de gestión de bases de datos convencionales, o de aplicación general, que se utilizan para la gestión dedocumentos administrativos.
La industria informática, por motivos de marketing o, simplemente, por mal conocimiento del sector, ofrece como documentales soluciones que sirven perfectamente para gestionar documentos administrativos, pero no para gestionar documentación científico-técnica.
Por otro lado, en los departamentos de informática de las empresas, es frecuente que el personal informáticodesconozca el hecho de que existen programas especialmente diseñados para ese tipo de documentos y, normalmente, tienden a imponer aquellas soluciones que conocen bien, pero que no proporcionan a los documentalistas las herramientas adecuadas para su trabajo.
Sin embargo, tanto los profesionales de la información como la industria deberían estar interesados en no confundir estos dos tipos de sistemas,porque lo contrario conduce a los profesionales a errores de implantación; y a la industria, a errores de marketing.
Por ello, en el momento de considerar la adquisición de un sistema documental, es importante disponer de criterios que ayuden, bien a adoptar las decisiones de compra más correctas, bien a disponer de argumentos de negociación con el departamento de informática.
Este artículo seha estructurado en tres partes: en la primera se discute el problema de la designación y la diferencia entre las dos clases principales de sistemas que actualmente la industria de la información denomina "documentales", aunque solo una de ellas sea documental en el sentido que le damos los documentalistas. En la segunda parte se detallan las características técnicas más importantes de estossistemas documentales, explicando el modelo clásico. En la tercera parte, se describen algunas variaciones sobre este modelo clásico.
1. Bases de datos y ambigüedad del adjetivo documental
En los países de habla latina los documentalistas arrastramos una tradicional insatisfacción por la problemática denominación de nuestro campo de actividades ("¿documentación?... ¿y qué es eso?"). Es unadenominación poco intuitiva, como demuestra el hecho de que, incluso las personas cultas, salvo que trabajen en temas de documentación, ignoran qué es la documentación. No sucede lo mismo con otras profesiones, cuya denominación, por alguna razón, ya da una idea sobre cuál es su campo de actividad, incluso a los profanos.
Esta ambigua denominación induce también una constante confusión en el terreno delos sistemas de información, incluso entre profesionales, porque documental , aplicado a bases de datos, puede referirse a tecnologías de la información que, a veces, se aplican a gestionar documentos administrativos; o puede referirse a tecnologías especializadas en el almacenamiento y recuperación de información documental científico-técnica .
Desde el punto de vista estricto del idioma, esindudable que ambas tecnologías pueden adoptar con todo derecho el adjetivo documental, pero solo una de ellas es documental en el sentido que le otorga la Documentación, como disciplina científica, como sector de la economía -el sector de la información registrada- o como actividad profesional -aquella que desarrollan documentalistas y bibliotecarios-.
Así pues, para entendernos, en el resto deeste informe hablaremos de sistemas administrativos a secas cuando nos refiramos a sistemas de documentación administrativos; y hablaremos de sistemas documentales a secas cuando nos refiramos a sistemas de documentación científica-cultural-técnica.
1.1. Entornos de trabajo en la empresa
En la gestión de documentos existen, de acuerdo con lo señalado, por lo menos dos entornos de trabajo, muy...