Importancia de las copias de seguridad o “backup” de la información

Cuando uno está realizando un trabajo importante, como por ejemplo un proyecto de grado, lo que uno menos quiere es que todo lo que con tanto esfuerzo y tiempo ha realizado se pierda por ningúnmotivo. Existen personas precavidas que a la hora de terminar un informe o una carta, lo guardan en un medio magnético y hasta lo suben al correo electrónico. “Si le pasa algo al computador está guardadoen la memoria y si la memoria también falla, lo tengo guardado en el correo”. Eso se llama realizar copias de seguridad de la información.
Desde el punto de vista de la Administración Documental, unacopia de seguridad equivale a un documento que se maneja dentro de una empresa (y más si se dedica totalmente o en parte al desarrollo software). No consiste en información plasmada propiamente en unpapel pero tiene la misma importancia que cualquier documento físico.
Una copia de seguridad es indispensable a la hora del desarrollo de un producto software o incluso en el manejo de una base dedatos como los clientes o proveedores de una empresa. Consiste en tomar precauciones ante cualquier evento desafortunado: Un día uno puede llegar a su lugar de trabajo y encontrarse con que elcomputador donde se encuentre toda la información tenga problemas con el disco duro o hasta con un incendio que haya arrasado con todas las máquinas del lugar. Cualquiera problema puede ocurrir afectando alos equipos informáticos, y por consiguiente, la información que se encuentre almacenada en ellos.
Se debe definir (preferiblemente por escrito) el o los encargados de dicha función. Un documento en elque quede constancia la responsabilidad de cada persona implicada dentro de dicho proceso para el correcto funcionamiento de éste. También se debe establecer un lugar seguro (lo más lejos posible dellugar de trabajo) donde se guardarán las copias de seguridad. Este proceso se debe realizar de forma periódica: diaria, semanal o mensualmente, dependiendo de la frecuencia con que se actualice la...