Importancia Del Resguardo De Documentacion Administrativa

ALUMNO: Diana Yolanda Guevara Rodriguez.

GRUPO: 2ºA

MODULO I: ELABORA Y GESTIONA DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA.
SUBMODULO I: ELABORA DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA.
Reconoce la importancia del resguardo de la documentación administrativa
MAESTRA: Jezabelh Ortiz Mendoza.

Indice………………………………………………….. pag. 2

Objetivo y fines…………………………………… pag. 3

Archivonomia……………………………………… pag. 4Terminología………………………………………. Pag. 5

Division de los archivos………………………. Pag. 7

Integración de los archivos…………………. Pag. 9

Conclusión………………………………………….. pag. 10

Bibliografía…………………………………………. Pag. 11

REGISTRO DE DOCUMENTOS – RESGUARDO DE LA DOCUMENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

OBJETO Y FINES DE LA MATERIA.
En nuestro días, el trabajo de las oficinas en las instituciones modernas, han sidodesignado con frecuencia con el nombre de “sistemas nerviosos” de la empresa, ya que es una parte vital integral de la misma. En todas las empresas, desde la unitaria hasta la muy compleja, encontramos dos clases de actividades bien distintas; una de ellas esta representada por actividades primordiales, fundamentales o primarias en la propia institución, o sean  sus finalidades o propósitos, yase trate de la producción,  del cambio, o de los servicios; las otras actividades están representadas por la administración localizada en una oficina, de mayor o menor facilitar las actividades primordiales en forma eficiente. En general, la labor de la administración es de servicio y entre esos servicios esta el del archivo.
Este servicio es esencialmente de información; por tal razón, y en unmoderno concepto, esta actividad debe considerarse como el “registro de la información”. La mayoría de las actividades están precedidas, acompañadas y seguidas de un “papel”; se relacionan con la recopilación, registro y trasmisión de datos. Antes de tomar cualquier decisión es indispensable contar con la información necesaria, y es así como puede la dirección, en el momento oportuno, dictar lasmedidas  para incrementar la producción, reducir costo, estimular al personal, adquirir las materias primas, despachar los pedidos, conservar en alto nivel las relaciones con terceras personas o entidades, conceder los créditos, mejorar los servicios, etc., etc. 

ARCHIVONOMIA – REGISTRO DE DOCUMENTOS
Entre los servicios que proporciona la oficina está el de información del archivo que es factorimportante en el desenvolvimiento de las instituciones públicas o privadas. La oficina elabora una multitud de documentos que habrán de ser manejados, ordenadamente, en los archivos con la finalidad de proporcionar la in formación.
Sus fallas provocan desorden en los negocios; entorpecen la marcha institucional puesto que el no conceder la debida importancia a este genero de trabajos, y falta depreparación del personal respectivo, imposibilita la correcta o eficiente resolución de los asuntos.
Los archivos ocupan, en un concepto actual, un lugar preferente, ya que el acervo de sus documentos significa historia de la institución; la información de sus éxitos y sus fracasos; las circunstancias y condiciones en que se desarrolla las operaciones; proporciona, como medio de análisis, elestablecimiento de comparaciones y permitirá tomar acertadas decisiones de futuro. Así la documentación de los archivos, en sus aspectos in formativos, tiene una múltiple función: histórica, analítica, previsora y supervisora.
Los diversos sistemas de archivar que sean implantados en las oficinas prácticas, racionales, o de bondad indiscutibles requieren, sin excepción, la presencia de personaltécnicamente preparado en distintos grados, para resolver acertadamente los complicados e ignorados problemas  de la administración de los archivos, representados e ignorados problemas de la  administración de los archivos, representada por un cumulo de documentos  que deben formar un todo orgánico compuesto de miles y miles de piezas en que se reflejan toda la vida de la institución. Esto permite...