• Importancia En Los Procesos Organizacionales

COLOMBIA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
ACUERDO No. 027-2006
Por el cual se modifica el Acuerdo No, 07 del 29 de junio de 1994”
El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación de Colombia
en uso de sus facultades legales y en especial de las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Acuerdo 017 del 27 de febrero de 2001
ACUERDA:
ARTICULO PRIMERO: Actualizar el Reglamento General deArchivos, en su Artículo 67 y en lo
correspondiente al uso del Glosario, el cual quedará así:


Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.


Administración de Archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a a planeación dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y deltalento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.


Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.


Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcursode su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia,
También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.


Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controlael funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.


Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.


Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratadosconforme a los principios y procesos archivísticos,


Archivo general de la nación: Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo íntegra y del que sele confía en custodia,


Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación,depósito voluntario, adquisición o expropiación.

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.


Catálogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales.


Certificación de documentos: Acción de constatar la presencia de determinados documentos o datos en los archivos.


Ciclo vital del documento’: Etapassucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.


Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).


Código: Identificación numérica oalfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.


Colección documental: Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos y que por lo tanto no tiene una estructura orgánica ni responde a los principios de respeto a la procedencia y...