Importancia sistemas de archivo
La siguiente actividad fue realizada tomando como referencia una empresa de auditorias, interventorías, consultorías, cobros de cartera y liquidación de empresas.
Como resultado delanálisis tenemos que la organización documental se llevo a cabo partiendo de la estructura orgánicofuncional de la empresa, la entidad se halla dividida en cinco (5) dependencias que son.
1. GerenciaGeneral
2. Gerencia Administrativa
3. Área financiera
4. Tesorería y Presupuesto
5. Departamento de licitaciones y proyectos
El fondo documental se clasifico de acuerdo a cada una de lasdependencias anteriores y se halla dividido en archivo Central y archivo de Gestión, el central reposa en un dispositorio independiente a las oficinas y el de gestión se encuentra diseminado en cadauna de las oficinas.
Los documentos fueron clasificados por sección, series y subseries documentales y estas a su vez por asuntos o expedientes.
A continuación mencionamos algunas de las seriedocumentales más representativas.
* Gerencia general.
Serie documental Subserie documental
Actas Acta de Constitución
Acta de reunión N° xx Proyecto xxxxxx
AutorizacionesAutorización presupuesto proyecto xxxxxxxx
* Gerencia Administrativa
Serie documental Subserie documental
Historia Laboral Historia Laboral de Juan Pérez
Inventarios Inventario Equipos deComputo
* Área Financiera
Serie documental Subserie documental
Nominas Nomina mes de octubre proyecto xxxxxxxx
Impuestos Impuesto de Renta
Estados Financieros Estado depérdidas y/o ganancias
* Tesorería y Presupuesto
Serie documental Subserie documental
Presupuesto Presupuesto de gastos proyecto xxxxxxxx
Cuentas Pagadas Servicios Publicos
*...
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