Importancia y Rganizacion De Los Archivos

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Milena gamarra Ballesteroslos fondos documentales del SENA, institución pública donde laboro son abiertos y acumulados y se tratan de la siguiente manera:Fondos abiertos. Deben ser tratados tal y como lo estipula la ley 594 del 2000 Ley General de Archivo.• La organización de los archivos de gestión debe basarse en la tabla de retención documental debidamente aprobada.• La apertura eidentificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.• Se identificará el expediente mediante un rótulo, el cual deberá contener el nombre de la respectiva unidad documental, identificación del área y grupo, series y subseries, número de carpetas y/o libros, y caja y fechas extremas.• La ubicación física de los documentosresponderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.• Los tipos documentales que integran las unidades documentales de lasseries y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.• Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número decarpeta y número de caja si fuere el caso.• No deben utilizarse las carpetas a-z.Elabora un cuadro de resumen de las Agrupaciones Documentales hasta las subsecciones. Elabora un cuadro de clasificación en el que debe aparecer todas las secciones y subsecciones del fondo con sus respectivos códigos y las series y subseries del numeral anterior. |
El cuadro de clasificación es el instrumento técnico querefleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad productora de los documentos. Se fundamenta en las estructuras y jerarquías administrativas de la institución con base en el organigrama funcional de la misma. La organización de los documentos se realiza de acuerdo al mismo orden en que se dividen y subdividen las diversas dependencias delorganismo de procedencia, llegando hasta su grado inferior, respetando el principio de procedencia: cada documento debe estar colocado en el fondo de que proviene y, en ese fondo en su lugar de origen, es decir, conservar el orden establecido por la persona física o moral que creó los documentos.Debido a que las estructuras administrativas se modifican con el tiempo, no es posible contar con unorganigrama permanente y por ende el cuadro de clasificación se tiene que ir adaptando a los cambios estructurales de la entidad generadora.
Cuando la estructura del organismo ha cambiado muchas veces no siempre es posible establecer el cuadro de clasificación para los documentos generados en administraciones pasadas con organigramas que ya no están en operación, por lo que es necesario estudiarla documentación y tratar de recrear las funciones para elaborar un cuadro de clasificación lo más apegado a la realidad, de no ser posible esto, se utilizará la estructura más reciente, adecuando a ella la producción documental anterior. El cuadro de clasificación se organiza por fondo, secciones y series. El fondo es el conjunto documental procedente de una institución o persona, conservado en elarchivo de dicha institución o de una institución de archivo, es el resultado natural de la actividad que la institución realiza. La sección es la primera división en que se ordena un fondo, las cuales conforme al principio de procedencia y orden original se organizan conforme a la estructura orgánica o por la función de la institución u organismo. La serie es la división de una sección, que...