Imputación de gastos de viajes

1. OBJETIVO
Establecer las pautas y reglas generales que permitan un adecuado control y registración de los gastos de viaje y representación por cuenta de LA EMPRESA.

2. ALCANCE
Esta norma es de aplicación en LA EMPRESA.

3. RESPONSABILIDADES
 Requirente: Es la persona que solicita el anticipo para realizar un viaje en representación de LA EMPRESA.
 Autorizante de formulario: Es elGerente o Director del área, de acuerdo al destino del viaje, responsable de autorizar tanto el Formulario de Autorización de Viajes como el Formulario de Rendición de Gastos.
 Travel Desk: Persona responsable de realizar las reservas de pasajes y hoteles.
 Área de Tesorería: Sector encargado de la administración de los fondos, gestión del anticipo y control de las rendiciones.
 Área deContaduría: Sector encargado de la registración de los anticipos y rendiciones en sistema.

4. DOCUMENTOS APLICABLES
Es de aplicación los documentos que se detallan a continuación:
 Planilla de escala de Viáticos
 Formulario de Autorización de Viajes, Solicitud de Pasaje y Fondos a Rendir
 Formulario de Rendición de Gastos

5. DESARROLLO
5.1. Anticipos
El usuario requirente de fondossolicita los anticipos por medio del Formulario de Autorización de Viajes, y completa los siguientes datos:
 Fecha de pedido
 Fecha de partida
 Centro de costo u obra a la cual debe ser imputado el anticipo
 Importe solicitado
 Autorizaciones
Las matriz de autorización es la siguiente:

Lugar de destino Autorización requerida
Viaje al exterior Gerente y Director del Área
Viaje alinterior o países limítrofes Gerente del Área

Para la determinación del monto a solicitar podrá utilizarse como referencia la Planilla de escala de Viáticos, la misma establece el valor de viático diario estimado según destino y condiciones. Esta se encuentra publicada en la intranet y es administrada por el Travel Desk.
El Formulario de Autorización para Viajes es presentado por duplicado. Elrequirente entrega las copias del formulario al Travel Desk con una anticipación mínima de tres (3) días hábiles a la fecha de su efectiva entrega. La copia es sellada por el Travel Desk y entregada al requirente como constancia de inicio de trámite.
Travel Desk generara una solicitud de anticipo en SAP. Además será el encargado de gestionar la emisión de los pasajes y reserva de hoteles deacuerdo a lo solicitado por el requirente.
El área de Tesorería emite diariamente el listado de anticipos solicitados. Verifica que el requirente no adeude saldos pendientes de rendir. En caso de que existan saldos pendientes no se entregarán nuevos adelantos hasta que la situación no sea regularizada, salvo excepciones debidamente fundamentadas por la Gerencia respectiva.
Tesorería imprime copia desolicitud de anticipo, y entrega el efectivo solicitado al requirente firmando la solicitud de anticipo impresa como constancia de recepción de los fondos indicando nombre y apellido, número de legajo y centro de costo u obra.
Tesorería conforma un legajo con formulario de autorización de viajes, solicitud de anticipo firmado y remite al área de Contaduría para su posterior conciliación.
5.2.Gastos con Tarjeta de Crédito Corporativa
Como norma general, los gastos abonados mediante tarjeta corporativa quedan sujetos a los mismos alcances, límites, restricciones y controles, determinados para la rendición de los gastos en efectivo.
El personal que debiera hacer uso de la tarjeta en forma eventual o esporádica, debe retirar la misma de las oficinas del Travel Desk en el momento de sunecesidad, firmando el recibo correspondiente. Cumplido el viaje y/o cancelación de los gastos, se deberá reintegrar la tarjeta a Travel Desk, quien procede a la devolución del recibo firmado.
Solamente queda exceptuado de esta regulación, el personal que se encuentra en comisión de viaje permanente o continuo.
Los gastos realizados con la tarjeta de crédito deben ser confirmados (ratificados o...