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Combinar datos
Esta es una característica poco conocida y bastante útil el algunos casos.
Básicamente nos va a permitir unir, en un documento nuevo de InDesign, un diseño y una base de datos. También recibe el nombre de fusionar datos o impresión de datos variables.
¿Dónde la podemos usar?
Creación de catálogos,
Creación de fichas o
Creación de tarjetas de visita.
Aunque no es perfecta locierto es que funciona muy bien y nos va a ahorra muchas horas de trabajo.

Esta característica viene separada en el CS1, hay que comprarla aparte. En las versiones CS2 y CS3 ya viene integrada.
Vamos con la práctica:
Imaginemos que tenemos que realizar una serie de fichas que corresponden a un mismo diseño.
La base de datos
Necesitamos una base de datos. Aquí vamos a trabajar con Excel(aunque no es propiamente un gestor de bases de datos) porque es una aplicación que solemos tener todos en el mac o en pc. Además es muy fácil de usar.
Una base de datos no es otra cosa que una lista de registros ordenados por una serie de campos. Aplicaciones gestoras de bbdd son, por ejemplo, Access (solo PC), Filemaker (PC y Mac) o Excel (PC y Mac).
La aplicación que usemos es indiferentesiempre que pueda exportar los datos como “texto separado por comas” CSV o “texto separado por tabuladores”. Personalmente suelo usar la opción de “texto separado por tabuladores” que genera un archivo con la extensión TXT.
Veamos una serie de características que debe tener el documento de Excel:
Debemos desarrollarlo en horizontal, es decir que las cabeceras de las filas estén arriba y los datosdebajo.
La primera fila debe ser el nombre del campo. Este nombre es el que después aparecerá en el documento de InDesign a la hora de realizar el diseño. Cuando realicemos la fusión sera sustituido por el correspondiente campo.
Si el contenido del campo es una imagen, el nombre del campo debe comenzar con “@”. En el caso de Excel esto va a dar un error. Para solucionarlo debemos colocar antes unapóstrofo ‘ (el de la tecla “?”). Quedará así: “‘@imagen”, por ejemplo. En en documento de Excel no se verá este apóstrofe.
Se puede incluir la ruta de la imagen. Como esto puede llegar a ser complicado lo que sugiero es no ponerla y que las imágenes y la bbdd estén juntas.
Si queremos ordenar los campos, este en el momento de hacerlo. Para ello seleccionamos todos los campos y vamos al menú (enExcel) Datos>Ordenar, seleccionamos el campo que va a servir de guía y el orden.
No dejaremos filas vacías porque nos dejará un registro vacío en el diseño.
Gran parte del trabajo se va a desarrollar en este paso. Es conveniente que dediquemos el tiempo necesario a planificar y a ajustar la base de datos.
Vemos imagen de la cabecera de la base de datos. Fijaos en la tercera fila, la del campo dela imagen:

Una vez tengamos el documento terminado Guardamos como o Exportamos (según la aplicación que usemos) la base de datos a “texto separado por comas” CSV o “texto separado por tabuladores”.
El diseño en InDesign
Llegados a este punto lo primero que tenemos que hacer es crear un ficha en la que poder volcar el nombre de los campos. Podemos (y debemos) usar estilos de párrafo, decarácter o de objeto si es necesario.
Tenemos que ir al menú Ventana, Automatización, Combinar datos, para mostrar la paleta.
En el menú contextual de esta paleta tenemos que seleccionar la fuente de datos que es el archivo que hemos exportado de Excel. También podemos actualizar la bbdd (por si ha cambiado el origen) y cambiar la fuente de datos.

Fijaos en el tercer campo, que es un campo quecontiene una imagen.
Una vez que vayamos creando las cajas de texto, solo hay que arrastrar el nombre del campo a la caja de texto (o de imagen). El número de veces que se use el campo aparecerá a la derecha de la paleta.
Importante: los campos de texto no tienen por qué que ir en cajas diferentes, pueden ir todos en la misma caja de texto junto con textos normales.
Otra opción es la de ver una...