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¿QUÉ HAY QUE HACER PARA ORGANIZARSE UNO MISMO?









CÉSAR AUGUSTO RENDÓN DÍAZ













PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
FACULTAD DE INGENIERIA
ESPECIALIZCIÓN EN GERENCIA DE CONSTRUCCIÓN
SANTIAGO DE CALI

2014







Después de observar el video de “EL DIRECTOR DESORGANIZADO”, se puede recalcar primero que todo las actividades del día a día que serealizan y sobre las cuales no realizamos control, seguimiento y/o que realizamos de manera inconsciente, que contribuyen a convertirnos en un director desorganizado y que influyen tanto en el rendimiento laboral, como en las relaciones interpersonales y por lo tanto incrementado los costos de productividad de la empresa, pérdida de tiempo, pérdida de clientes, mal clima laboral, etc. Estasactividades y/o comportamientos son los siguientes:

Definición de prioridades: en muchas ocasiones, de forma errónea, nos centramos en lo urgente y no en lo importante.
Funciones claras y definidas: además de un rol establecido, se pueden delegar funciones o actividades, pero nunca la responsabilidad.
No somos imprescindibles: debemos delegar funciones pero también incentivar el liderazgo de laspersonas, además de fortalecer su nivel de capacitación, para que con esto, asuman responsabilidades y metas preestablecidas y que han sido comunicadas oportunamente.
Falta de concentración y atención: nunca se deben perder de vista las actividades delegadas.
Trato a los colaboradores: éstos no son simplemente maquinas, a ellos se les debe resaltar y potenciar sus capacidades, si esto no es así, elclima laboral empieza a empeorar.
Control: pero no el comúnmente realizado a través de la supervisión constante (antigua forma de administración), sino a través del acompañamiento.
Transmisión de la información: en muchas ocasiones creemos que las personas conocen el cómo se deben realizar las tareas, qué necesita la empresa u otras actividades, pero no las capacitamos y entregamos la información,lo que ocasiona que en repetidas ocasiones se comentan errores y se generen reprocesos.

Para evitar lo anteriormente descrito, el video entrega las siguientes recomendaciones técnicas para ayudar al administrador o director a mejorar la productividad, ahorrar tiempo y dinero y, además, destinar el tiempo suficiente para realizar las tareas o actividades realmente importantes, las cuales sedescriben a continuación:


1. La primera actividad que debemos desarrollar es la PLANIFICACIÓN, sin ella nunca tendríamos tiempo para nada, debemos saber controlar el tiempo y saber en qué usarlo o emplearlo, ya que como todos sabemos el tiempo es limitado. Para poder también planificar debemos tener claro el objetivo de la empresa, ya que este debe ser el mismo del director y el de losempleados. Para esto debemos tener en cuenta la diferenciación de las tareas y clasificarlas en dos: las primeras son las tareas activas, que son las que ayudan a conseguir el objetivo, ayudan a construir el negocio, y a obtener más beneficios; y las tareas reactivas, que son las tareas rutinarias y que aparecen todos los días, es la resolución a los problemas cotidianos.
Para mejorar la planificación sesugiere hacer un listado de las tareas activas y reactivas teniendo en cuenta dos aspectos:
primero: cuánto tiempo se necesita para realizarla y está relacionado con la importancia de dicha tarea.
Y segundo: con qué rapidez necesitamos entregar las tares, lo cual se refiere a la urgencia (solo necesitamos unos minutos para atenderla) y emplear el tiempo en las actividades realmenteimportantes.

2. El segundo punto o aspecto que debemos desarrollar, es el establecimiento de las prioridades, que está íntimamente relacionada con el punto anterior, ya que de acuerdo a la importancia y/o a la urgencia debemos programar el tiempo en nuestras agendas.
Para esto debemos notificar y aclarar a todas las personas la disponibilidad de tiempo por ejemplo en las reuniones, esto con el fin de...