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PRÁCTICA 7:
De la Auditoría de Información a Intranet: Claves para la implantación de sistemas de gestión de información en las empresas
Pedro Martín Mejías
Resumen:
La auditoría de la información se está convirtiendo en una excelente herramienta para evaluar el alineamiento que existe entre los distintos parámetros sobre los que se ha de construir el sistema de gestión de la informaciónde las organizaciones.
En el mundo anglosajón, especialmente en las grandes y medianas empresas, se está consolidando más que nunca un puesto estratégico del que hace años se viene hablando: el Gestor de Información, con una formación necesariamente multidisciplinar y muy integradora. Y no la están ocupando necesariamente los informáticos.
El conocimiento de en qué consiste y cuáles son los pasosprecisos para realizar la auditoría permitirá a los documentalistas hacer suyos los argumentos de "venta" de los beneficios de la auditoría de información.
Es precisamente en la empresa donde existe un nicho de mercado, con una clara demanda de profesionales con este perfil, a donde ha de dirigirse el documentalista, pero utilizando un discurso distinto al percibido hasta ahora por losdirectivos españoles.
Descriptores:
Auditoría de Información, Gestión de Información en las empresas y organizaciones, Intranet, Perfil profesional, Necesidades de Información, Información para la empresa.

 
El importante avance que hemos podido disfrutar por el acceso a gran cantidad de información que nos ha proporcionado la profusión de bases de datos y redes internas y externas en distintosámbitos, no se ha reflejado de forma proporcionada en la productividad de la mayoría de las empresas y por supuesto no se ha traducido en visibles mejoras de la Gestión de la Información en las Organizaciones.
En la experiencia de nuestro grupo de Gestión y Análisis de Información en Arthur Andersen, hemos comprobado que pocas empresas pueden contestar afirmativamente a preguntas como las siguientes:¿Disponemos en la empresa de la información que se necesita? : Acceso
¿Está distribuida adecuadamente la información? : Flujos
¿Se utiliza adecuadamente para la toma de decisiones? : Rentabilidad
En las siguientes líneas expondremos las claves que ayudarán a los lectores a realizar un análisis de cuál es la política informacional en su organización, al tiempo que esbozar alguna solución parasu situación particular.
1. La construcción del Sistema de Información: El análisis de necesidades de información.
Muchos proveedores de información, especialmente internacionales, se quejan de la escasa dimensión del mercado español. La conclusión para ellos es inmediata: el gestor español no valora la información, no está dispuesto a pagar por ella, se basa primordialmente en sus canalesinformales.
Por otra parte, la escasa implantación de las bases de datos en el panorama empresarial de nuestro país, junto con la práctica inexistencia de sistemas integrados de información con fines estratégicos, han hecho que los distintos departamentos o secciones de las organizaciones creen su propia infraestructura de captación de datos, que resulta poco profesionalizada.
Estos hechos se hanllegado a convertir en un tópico que muchos profesionales de la información manejan como un mal inevitable.
Sin embargo, nuestro diagnóstico es que la empresa española está invirtiendo cada vez más en recursos y tecnologías que pretenden mejorar los flujos de información en la organización, tales como:
Información externa en los distintos soportes y productos: prensa, publicaciones especializadas,estudios de mercado, …
Sistemas de información/equipamiento telemático: hardware y software informático y de comunicaciones para implantación de sistemas de trabajo en grupo, Intranet, Internet,...
Asesoría y consultoría externas.
La mayor parte de estas inversiones lamentablemente se hacen sin el necesario análisis previo de las necesidades reales de información en la organización.
Así,...