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De acuerdo con los objetivos estratégicos de la Superintendencia de Notariado y Registro, es necesario iniciar un programa de sensibilización, dirigido a los funcionarios de la entidad, con el fin de que conozcan la actual legislaciónarchivística, importante por su contenido administrativo y fiscal y su incidencia en el manejo de documentos activos e históricos.

Esta normatividad se constituye en un medio eficaz para lograr los propósitos de celeridad y transparencia del Estado porque nos da los lineamientos para la toma de decisiones acerca de la permanencia y conservación de información registrada en documentos dediversos soportes.

La documentación que producimos y las de dependencias oficiales pertenecen a la Nación, interesan a la sociedad y se convierten en el principal testimonio histórico del país.

Por lo tanto, el Grupo de Archivo y Correspondencia, consciente de su compromiso de divulgar al interior de la entidad algunos conceptos básicos del quehacer archivístico y parte de la actuallegislación preparó en conjunto con la División de Publicaciones el siguiente material, que esperamos sea de utilidad para el manejo de los archivos de gestión y la aplicación de las Tablas de Retención Documental que como ya se conoce fueron adoptadas mediante Resolución No. 0649 del 25 de febrero de 2002.

MARCO JURÍDICO

- LEY 594 DE 2000 O LEY GENERAL DE ARCHIVOS

Establece las reglas yprincipios generales que regulan la función archivística del Estado.

Comprende a la administración pública en sus diferentes niveles.

- REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVO. ACUERDO 07 DE 1994
DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN


ALGUNOS PRINCIPIOS

FINES DE LOS ARCHIVOS

El objetivo esencial de los archivos consiste en disponer de una documentación organizada, de tal forma que lahistoria institucional sea recuperable para el uso de la administración y del servicio al ciudadano y se constituya en fuente de la historia.

Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de lacomunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley.

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS


Los archivos son importantes para la administración y la cultura porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimoniocultural y de la identidad nacional.

RESPONSABILIDAD


Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.

Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.

ADMINISTRACIÓN Y ACCESO


Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos es el acceso alos mismos, salvo la excepciones que establezca la ley.

FUNCIÓN DE LOS ARCHIVOS


Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora.

CONCEPTOS BÁSICOS

ARCHIVO


Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de sugestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuente de la historia.





ARCHIVO PÚBLICO


Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PÚBLICO...