info oral

11. El informe oral
El informe es una comunicación destinada a presentar, de manera clara y pormenorizada, el resumen de hechos o actividades pasadas o presentes; y en algún caso de hechos previsibles partiendo de datos ya comprobados. .
Aunque el objetivo principal de un informe es el de asegurar un mejor conocimiento en torno de determinado problema, no debe constituir una oportunidad paraque el emisor haga una exhibición de su saber, es decir, que en lugar de tratar de cubrir el mayor campo posible en un tiempo dado, es preferible ayudar a los oyentes a comprender y recordar los hechos e ideas que le presente.
Ha de tenerse en cuenta que los receptores absorben mejor la información
cuando ésta tiene un interés para ellos. De ahí que el propósito secundario de
un informe debe serel de presentar la información de modo que resulte interesan­
te para el auditorio. De todos modos debe tratarse principalmente de que las
conclusiones del informe aparezcan claramente especificadas, de que se puedan
entender las instrucciones impartidas a través de la comunicación si ese fuere
el caso, o de que se logre asimilar el contenido de la exposición.
Un informe cumple su cometidocuando gracias a él sus destinatarios se ven
enriquecidos con una noticia o una verdad que antes del informe no conocían.
No hay información, en rigor, más que cuando se produce, en ~~yor o menor
medida, este tipo de enriquecimiento, o sea, un aumento pOSItIVOde saber,
conseguido precisamente gracias a la información recibida.
96
Un informe oral para que sea eficaz ha de reunir los requisitossiguientes:
1. Claridad. Esta cualidad del informe, que es en buena parte el resultado
de una organización eficaz, se logra mediante la observación de las
siguientes reglas:
a) Limitar la información a cuatro o cinco ideas esenciales.
b) Establecer la relación existente entre los diversos puntos presentados,
mediante una adecuada coordinación de los mismos.
c) Desarrollar la charlasiguiendo un esquema elaborado previamente
con el mayor cuidado.
d) Hacer una adecuada selección y empleo de los materiales de apoyo.
2. Concreción. Los hechos deben contener nombres, referencias de lugares
y experiencias que refuercen los hechos. En la presentación de los hechos
ha de tenerse en cuenta:
a) No multiplicar los detalles y presentar estadísticas en números redon­
dos, evitando lascantidades complicadas que puedan producir confu­
sión.
b) Apoyar los hechos, siempre que sea posible, con gráficas, planos,
mapas o cualquier otro tipo de ayuda visual.
3. Asociación de ideas. Para que los receptores asimilen mejor los hechos
que se les presentan, debe establecerse una conexión entre lo nuevo que
se plantea y lo ya conocido, es decir, lo que resulta familiar para los oyen­tes.
Básicamente un informe oral debe reunir las características siguientes:
1. Objetividad. El emisor o informante dice lo que sabe y lo que ha visto,
pero no se,pronuncia ni emite ningún juicio de valor, de modo que los
receptores no saben cuál es la opinión que le merecen al que habla los
hechos sobre los que informa .. La exposición se hace más bien en tono
aséptico, sin que haya porparte del informante ningún intento de defini­
ción personal. Una información correcta será ciertamente aquella en la
que el que la produce intenta situarse en un terreno neutral, limitándose
a transmitir, sin calificarlos, los hechos de que tiene noticia, y dejando
97
El esquema es como la guía del informe, que nos permite evitar repeticiones
y confusiones en la exposición del tema y nos ayudaa expresarnos con nuestras
propias palabras. Consta generalmente de tres partes:
El informe para que sea eficaz, esto es, para que cumpla los objetivos que
se persiguen, ha de pasar por diversas fases, como las de provocar la atención
de los destinatarios o receptores, motivarlos, presentar el tema y lograr finalmente
su comprensión y aceptación.
98
2.
3.
para el auditorio el trabajo de...