infore a mi refugio



FORMATO DE ENTREGA DE INFORMES Y VALORACION DE RESULTADOS
A MI REFUGIO CASA CULTURAL Y DE HUESPEDES
SECRETARIA Y RECEPCION
RESPONSABILIDAES AREA DE SECRETARIA Y ARCHIVO.

1. ORGANIZACIÓN Y ACTUALIZACION PERMANENTE DEL ARCHIVO DE A MI REFUGIO CASA CULTURAL Y DE HUESPEDES

ACTIVIDADES
DESCRIPCION ACTIVIDADES
PRODUCTO/RESULTADO
frecuencia
ACTIVIDADES REALIZADAS PARA LA CONSECUCIONDEL RESULTADO
REVISION
. Archivar diariamente recibos de pago, soportes de pago electrónico, facturas recibidas y emitidas (según el estado del pago), ordenes de servicio (una vez estén totalizadas deben ir a la carpeta correspondiente según el estado de su pago), cartas y comunicaciones recibidas y copias de las emitidas, extractos bancarios, hojas de vida recibidas, soportes de pago de eps,informes (estos dos últimos para cada carpeta de cada contratista mensualmente o quincenalmente según sea el caso), libro de registro electrónico (debe imprimirse y mantener archivado).
. Para archivar estos documentos se encuentran dispuestas carpetas señalizadas en seis lugares de la oficina: el archivador de color negro,(correspondencia recibida y enviada, carpeta personal de cada contratista oempleado, carpeta de bancos, carpetas de servicios públicos, documentos legales, documentos Dian y cámara de comercio, carpeta de arriendo entre otras) las carpetas archivadoras de las pizarras, las AZ de contabilidad, las carpetas de cuentas por cobrar en el escritorio de administración, corcho de cuentas por pagar, carpetas de órdenes de servicios y la carpeta de facturas en el escritorio derecepción.
. TENER EN CUENTA QUE: PAGOS DE SERVICIOS PUBLICOS, ESTRACTOS BANCARIOS, PAGOS DE IMPUESTOS, CONSIGNACIONES Bancarias y CONPROBANTES DE EGRESO DE PAGOS DE HONORARIOS MENSUALES SE DEBEN ARCHIVAR DOS COPIAS UNA EN LA CARPETA DE CAJA GENERAL DE LA CONTABILIDAD Y OTRA EN LA CARPETA CORRESPONDIENTE SEGÚN SEA EL CASO)
. Todas las carpetas deben estar siempre bien señalizadas con un avisoclaro que indique su contenido. En caso de recibir correspondencia dirigida a alguno de los huéspedes o al dueño del inmueble, colocar dicha correspondencia en cajón de organización de llaves en el respectivo lugar destinado para cada habitación o para la correspondencia casa
. Archivo actualizado y en orden.

. Corcho organizado y únicamente con lo necesario

. Carpeta de registro de huéspedesimpresa actualizada.

. Papelería y correspondencia totalmente archivada

. Carpetas señalizadas correctamente.
Diaria

Todos los días se realiza la actualización correspondiente, de los archivos.

En el corcho solo se deja lo necesario.


Ahora tenemos el libro de pasajeros.




Cada vez que hay documentos para archivar, se guardan en su carpeta correspondiente.


Todas lascarpetas están marcadas debidamente.

SECRETARIA GENERAL

Llevar cuaderno diario de novedades y tareas diarias
. Este cuaderno es vital para el funcionamiento general del hostal, en el cuaderno se anotaran todas las novedades que provengan de los huéspedes o del funcionamiento general de la casa, así mismo sirve de base para llevar control de los inventarios de ventas de productos del café ylas artesanías y para la entrega de turnos.
. Los requerimientos diarios hacia la secretaria serán consignados allí en forma de lista de tareas por parte de la administración y la gerencia.
. Todos los días se deben chequear y cumplir estas tareas diarias, así como consignar nuevas tareas surgidas hacia las demás áreas del hostal.
. Tareas de la lista de cuaderno realizadas.

. Cuadernoactualizado diariamente CON FECHA
diario
En el cuaderno se deja anotado todo lo que pasa en día, con su respectiva fecha, además elaboro las tareas asignadas.

Elaboración de cartas, certificados, comunicaciones.
. Redacción, guardado (según orden del computador), impresión y archivo de la copia de las cartas, certificaciones laborales y comunicaciones que sean solicitadas por gerencia o...