INFORMÁTICA DOCUMENTAL

UNA INTRODUCCIÓN A LA INFORMÁTICA DOCUMENTAL.
1. La documentación omnipresente.
Seguramente, en más de una ocasión se habrá preguntado cómo es posible que los periodistas y los medios de comunicación dispongan de información actualizada sobre cualquier cuestión candente, y sean capaces de rememorar, en un momento dado, una larga lista de milagros y pecados de algo y/o alguien. O cómo es posibleque Hacienda (u otro ente público) recuerde, cuando menos le interesa a vd., aquellos datos que ahora le hacen dar mil vueltas para justificar. Fácilmente puede imaginar que esto es posible gracias a la disponibilidad, en el momento adecuado, de la información necesaria. Esta información existió, y fue útil, en un momento dado, y cuando parecía olvidada, reaparece.
Para que esto sea posible, nobasta con la existencia de esa información. Tiene que haber sido tratada, procesada, mediante un conjunto de normas, que permitan su utilización posterior con una finalidad dada. Esta tarea, tan grata cuando se recuerdan los archivos de Ebla, y tan ingrata cuando se trata de algo más escabroso, está encomendada a las Ciencias de la Documentación. Normalmente se acepta que la Documentación, en suformulación científica, es fruto del trabajo del estudioso belga Paul Marie Ghislain Otlet, que a comienzos de este siglo trazó, en su Traité de Documentation (1934) los principios básicos de la moderna Documentación.

2. La cadena documental.
Como pequeña introducción, por supuesto, baste decir que toda información, para que sea susceptible de tratamiento, debe recogerse en un soporte documental.Actualmente, la Documentación hace frente a documentos sonoros, gráficos de diversos tipos, escritos, numéricos, etc. Sobre estos documentos se procede a aplicar una serie de operaciones, cuyo conjunto se denomina "cadena documental", y que consiste, en resumen, en describir el documento en sus aspectos formales y de contenido, estableciendo los mecanismos necesarios para poder acceder a lainformación recogida en el documento desde diversas vías.
En la cadena documental se puede establecer, a grandes rasgos, las siguientes fases:
Recopilación, selección y adquisición de documentos: en la que se trata de establecer que documentos son, o pueden ser, de interés para los usuarios reales y potenciales, y disponer de ellos de algún modo.
Análisis documental: puede dividirse en análisis formal(encargado de establecer las características físicas del documento y de su soporte), y en análisis de contenido (que suele dividirse en clasificación, indización y resumen). Se trata de una fase crucial, en la que el documento debe ser incluido en un marco intelectual previamente definido, y tiene que ser transformado en una nueva creación, plasmada en lo que se llama documento secundario,precisamente a través del cual se accederá, normalmente, a los documentos originales o primarios.
Búsqueda, recuperación o investigación documental: en el cual se ejecutan un conjunto de acciones encaminadas a recuperar los documentos pertinentes a una necesidad de información dada .En esta fase se utilizan los instrumentos establecidos en el análisis documental, como el resumen y los lenguajesdocumentales.
Difusión: se trata de facilitar al usuario el producto documental, es decir, la información contenida en un conjunto de documentos que satisfacen las necesidades de aquél.
Este es el proceso que, por supuesto mas perfeccionado y completo, se sigue en una biblioteca: se analizan las necesidades y peticiones de los usuarios y se adquieren los fondos pertinentes, o se provee de otros accesos a esosfondos. Una vez recibidos, se registran, catalogan y analizan, dando lugar a un conjunto de fichas y catálogos, a través de los cuales los usuarios realizan búsquedas, y de acuerdo con el resultado de éstas solicitan la bibliografía adecuada.
Un factor decisivo en todo el proceso resulta la utilización de los llamados "lenguajes documentales". En resumen, un lenguaje documental es un conjunto...