Información y tecnicas de archivo

COLEGIO TÉCNICO INTERNACIONAL
Comunicación y Archivo de la Información
MODULO: 01
TEMA: Carta Comercial
La carta comercial es un documento escrito que tiene por objeto la comunicación entre la empresa y sus clientes, proveedores y, en general, su entorno para tratar temas relacionados con el negocio.
OBJETIVOS:
Como quizás esta carta comercial suponga el primer contacto que mantiene laempresa con sus clientes, proveedores, etc., es importante que la presentación, estilo y estructura de dicha carta sean de gran calidad. Deben cuidarse todos los detalles.
El objetivo general anteriormente mencionado podemos concretarlo en las siguientes acciones:
Transmitir información: como por ejemplo cambio de dirección o teléfono de una empresa, lanzamiento de nuevos productos o cierre porvacaciones.
Mostrar agradecimiento: agradecer la confianza prestada a cierto cliente por comprar nuestro producto o usar nuestro servicio, etc.
Promover algún tipo de actuación: efectuar un pedido reclamar un pedido, respuesta a una promoción, etc.
ESTRUCTURA
Una Carta comercial tiene 3 partes que no tiene la familiar, membrete, destinatario, Nombre completo del autor, además es escrita demanera formal.
Sus partes son:
1. Membrete: Es el nombre, dirección y demás señas de identificación de una empresa o entidad que va impreso en la parte superior del papel y el sobre que se emplea para la correspondencia.
2. Localidad y Fecha: es aquella que indica el lugar desde donde se escriben las cartas así como el día mes y año.
3. Destinatario: son los datos de identificación de la personaal cual va a ser enviada la carta
4. Asunto: es un mensaje breve y concreto el cual no debe ser mas extenso de una línea y en el que se debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada la carta.
5. Saludo: es una frase corta con mensaje de cortesía que se incluye antes de escribir el texto de la carta.
6. Texto: es el conjunto de párrafos que explica el asunto o motivo por el cual fueescrita la carta, se recomienda que los párrafos sean cortos escritos con lenguaje claro, preciso, natural y espontáneo.
7. Despedida: son expresiones de afecto con lo que se da por concluida la expresión del mensaje. La despedida debe guardar el mismo tono de cortesía, tanto de saludo inicial y la relación entre el emisor y receptor.
8. Antefirma: es aquella que se emplea cuando la persona queremite la carta lo hace en nombre y representación de otra.
9. Firma: es aquella que contiene el nombre de la persona que se responsabiliza por lo expresado en la carta.
10. Iniciales: es aquella que se refiere a las iniciales de las personas que han intervenido en el dictado y mecanografiado de la carta.
11. Anexos: esto se utiliza cuando a una carta la acompaña uno o varios documentosadjuntos, estos deben mencionarse en una nota de anexos.
Extensiones de una Carta Comercial
Cortas: cuando su contenido se extiende hasta 100 palabras.
Medianas: cuando su contenido comprende desde de 100 hasta 200 palabras.
Largas: cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300 palabras son cartas de un pliego. Más de 300 son cartas de varios pliegos.
Estilos o formas de disposición de lasCartas Comerciales
Estilo Bloque Extremo: es el estilo mas fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales.
Estilo Bloque: este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia consiste en que la línea de la fecha, la de despedida, la deantefirma y las de firma se escriben comenzando desde el centro horizontal del papel.
Estilo Semibloque: es el estilo más elegante y uno de los más usados en el Comercio. Este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque y se distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios.
Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del semibloque en...