Informacion Sobre Rfi

RFI – REQUEST FOR INFORMATION

1. Que es un RFI

RFI (Request for information)
Documento que se utiliza para obtener información sobre productos, servicios o proveedores.
Es un mecanismo formal que permite invitar, de manera transparente, a los eventuales proveedores a entregar información o propuestas para definir un producto o servicio que permita satisfacer una determinada necesidad.Es el documento elaborado para las etapas de identificación de necesidades, de búsqueda y de monitoreo de los aplicativos de gestión. El fin último es proveer a la organización con la información suficiente para realizar un diagnóstico y reconocimiento del producto y/o servicio que se desea obtener.

2. Como se elabora un RFI
Partes del RFI
 
* Portada
* Nombre del documento,con el nombre del proyecto.
* Nombre de la institución
* Dependencia
* Ciudad
* Fecha
 
* Tabla de contenido: Cada parte del documento con numeración arábiga.
 
* Introducción: Breve explicación del proyecto la institución y lo que se desea conseguir con el RFI.
 
* Objetivo: Objetivo del proyecto, lo que se desea conseguir.
 
* Alcance opropósito: Enuncie las tareas específicas que estarán a cargo del proveedor y las expectativas que la Unidad de Información tiene en cuanto a los resultados a obtener.
 
* Condiciones y procedimientos
 
* Unidad de Información solicitante (Institución – Dependencia): Datos de Contacto de la persona que recibe los documentos, Nombre y apellidos, dirección física, apartado aéreo, (si lotiene), teléfonos y correo electrónico.

* Fecha límite de entrega del RFI: esta incluye día exacto, y hora en punto de cierre de recepción, (preferible hora militar, ej. 17:00 horas)

* Confidencialidad y condiciones de uso de información: Se debe aclarar a los proveedores que reciben la solicitud, que la información requerida, no será mostrada a otros proveedores y sólo es de uso de lainstitución y que esta no implica la decisión ni compromiso de una compra directa, solo es para realizar la obtención de información para la construcción del RFP.

* Estándares y certificados requeridos: algunas instituciones están bajo procesos de acreditación o ya fueron acreditadas y para garantizar el debido proceso exigido por las directrices de calidad exige el trabajo con proveedorescertificados.  Debe aclarar que certificación debe tener, (solo si es necesario).

* Solicitud requerida
 
* Descripción de las condiciones de la Unidad de Información: una descripción detallada de las condiciones técnicas y tecnológicas actuales de la Unidad de Información, (Servidor, equipos, sistema operativo, número de equipos, hardware, software)
 
* Información del proveedor: 
* Información comercial del proveedor
 
* Teléfonos
* Dirección
* Correos
* Responsables
* Clientes
* Servicios
* Productos
* Visión, misión y objetivos del proveedor
* Lineamientos y tendencias tecnológicas
* Esquemas de precios de los productos y servicios
* Alianzas estratégicas
* Estrategias y planesde negocios
* Estructura organizacional
* Responsables locales de atención, soporte y atención de negocios.
 
* Información Administrativa del proveedor
 
* Número de empleados dedicados al servicio solicitado en el RFI
* Perfil y funciones de las personas encargadas o relacionadas con el RFI
* Descripción del plan de capacitación o entrenamientoreadicionado con el producto o servicio.
* Información Financiera: Descripción de los costos aproximados del producto o servicio, debe incluir capacitaciones, licencia, renovación, configuración y puesta en marcha.
 
* Información técnica: Descripción completa del servicio o producto solicitado, aquí se debe mostrar unos parámetros que permiten determinar al proveedor que puede ofrecer.
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