Informatic


Departamento de Administración de Documentos DAD – 001

NORMATIVIDAD ARCHIVISTICA

LUGAR Y FECHA DE ELABORACIÓN: Bogotá, 16 de Agosto de 2013

ELABORADO POR: Luz Helena Garay Bejarano

OBJETIVO: Conocer y entender los temas relacionados con la norma NTC 5921 DE 2012, decreto 1094 de 1996, ley 975 de 2005 y el decreto 1798 de 1990.
Analizar y aplicar los diferentes temas.CAPITULO 1
NTC 5921 DE 2012

Esta norma determina las características de los edificios y depósitos utilizados para el almacenamiento de los materiales documentales a mediano y largo plazo comprende la ubicación adecuación y la construcción de edificios y depósitos, la instalación y el equipamiento que se debe utilizar para asegurar la conservación de los materiales documentales
Almacenamiento dedocumentos: Es la acción de guardar documentos sistemáticamente e espacio mobiliario y unidades de conservación apropiadas.
Deposito: Edificación o sala diseñada y organizada para uso específico y exclusivo para el almacenamiento de documentos de archivo



Estantería: Muebles con entrepaños para almacenar documentos en su respectivas unidades de conservación.
Unidad de conservación: Cuerpoque contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantiza su preservación e identificación pueden ser unidades de conservación las carpetas las cajas y los libros o tomos.

UBICACIÓN DE LA CONSERVACION
El lugar para un edificio o depósito de archivo no debe ser:
Propenso al hundimiento o a la inundación
Estar cerca de zonas costeras afluentes o cualquier fuente de humedad.
Estar enriesgo de fallas geológicas o deslizamientos de tierra
Estar en riesgo debido a incendios o explosiones en los lugares adyacentes
Estar cerca de una edificación que atraiga roedores,insectos y otras plagas
Estar cerca de una planta o instalación que emita gases dañinos, vapores y polvo entre otros
Estar en un área especialmente contaminada.
CONSTRUCCION DE LA EDIFICACION
Independencia ySeguridad
El edifico o deposito debe estar asegurado contra hurto, vandalismo y terrorismo.se recomienda tomar precauciones contra los fuegos intencionados. El deposito debe ser una edificación separada construida para tal fin o una unidad independiente dentro de una edificación y preferiblemente debe tener un solo acceso equipado como salida de emergencia para el personal que realice laboresallí. El acceso a los depósitos debe ser solamente para ingresar o retirar documentación solicitada por las áreas técnicas o de consulta.se debe restringir el paso a personal no autorizado
INERCIA CLIMATICA
El deposito se debe diseñar para brindar un ambiente internos preciso y estable. Las paredes los pisos cielos rasos dentro del depósito deben estar elaborados con materiales que tengan altacapacidad térmica para que aíslen el interior de los cambios climáticos externos


ESTRUCTURA INTERNA Y CARGA
El área utilizada como depósito se debe dividir en compartimentos por razones de seguridad contra incendios y control eficiente del clima.
Se recomienda el uso de depósitos con áreas entre 200m2 y 250m2 en el caso de las bodegas o espacios mayores se deben insistir en el uso de sistemasde detección y supresión de fuegos automáticos manuales o ambos. En los espacios pequeños es más fácil monitorear y controlar las condiciones ambiéntales con equipos mecánicos. Las paredes pisos cielos rasos se debe construir de manera que resistan el fuego y el agua.
INSTALACION Y EQUIPAMIENTO
Siempre que sea posible se deben utilizar las siguientes normas internacionales, con el fin deadecuar los ambientes para la preservación de soportes de papel ISO 12606, ISO 18918, ISO 18920, ISO 18923 ISO 18925.
SERVICIOS
Los sistemas de suministro de agua luz y gas no se deben ubicar en los depósitos ni cerca a ellos. Las instalaciones para el control de temperatura y humedad deben ser conectados a una planta central entendida como planta para suplencia de energía esta sala o...