INFORME 1

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)




EL ARCHIVO Y LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ÁREA FINANCIERA




PRESENTADO POR:
MARIA FERNANDA ALFARO
MARIA ANGELICA RODRIGUEZ
CAMILA MORENO
XIMENA SALAZAR
PAULA GERALDINE ALFONSO SILVA
SANTIAGO VILLANUEVA GARCÍA







PRESENTALO A:
YOLANDA NEUSA FORERO






CONTABILIDAD Y FINANZAS
BOGOTÁ D.C.
2015


ÍNDICE

PÁG.

INTRODUCCIÓN 3


1. LOSARCHIVOS ADMINISTRATIVOS 4

2. SELECCIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO 4

3. IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO 5

4. MANEJO AUTOMATIZADO DE LA INFORMACIÓN 5





























INTRODUCCIÓN

El archivo es un conjunto de documentos almacenados y es un factor muy importante en una empresa, ya que es la memoria de la misma es donde se pueden verificar las actividades que ha tenidola empresa en toda su etapa, el archivo es una práctica obligatoria ya que es donde los organismos reguladores que vigilan que la actividad empresarial sea legitima, pueden revisar las transacciones y actividades.



































1. EL ARCHIVO ADMINISTRATIVO Y CONSERVACION DE DOCMENTOS EN EL AREA FINANCIERO Y CONTABLE EN UNA EMPRESA
La importancia de la organización del archivoy la conservación documental en las áreas financieras y contables es, contribuir a la solución de las interrogantes y consultas de la empresa en el ámbito y archivistas responder a las necesidades de consulta en cuanto a los sistemas de gestión y desarrollo de un ambiente de carácter pedagógico por la función de una cultura archivista con el apoyo de recursos humanos y técnico general un ambientede trabajo inter y multidisciplinario entre las directivas y todas las áreas que potencian recursos de investigación y buen servicio.
Las diferencias de los archivos administrativos que significa lugar donde se guardan los documentos públicos. Actualmente entendemos como archivos tanto el edifico que alberga los documentos como no conjunto de fondos documentales producidos por una instalación.
Lasclases de dividen en tres partes según: su uso, sus elementos y su función, por lo siguiente, el uso de manera permanente o maestros de movimiento de maniobra o trabajo. Sus elementos por archivo de entrada, archivo de salida, constantes de citación, histórico de movimiento o transacciones y archivo de maniobra o transitorio. La función por que encontramos archivos permanentes, archivos demovimiento y archivo de maniobras o tránsito.
Las características son porque cada archivo se identifica por un nombre y una extensión. Los archivos permiten hasta 256 caracteres. Los archivos se miden en bytes, kilo bytes, megabytes y giga bytes.se organizan en carpetas y subcarpetas. No pueden haber dos archivos se manipulan a través de su menú contextual. Toda la información que almacenamos estarádisponible en la carpeta del sistema operativo.
2. LA SELECCIÓN DE LOS DOCUMENTOS ESTÁ ORGANIZADOS:
1 por su clasificación respecto a su procedencia
2 Se ordenan respetando el orden cronológico numérico y alfabético
3 Se clasifica según su estructura
4 se clasifica y ordena en series documentales
5 los documentos se ordenan según se ubican y se describen para su consulta
6 los archivos se conformanen principales y auxiliares


3. IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Y LA CONSERVACIÓN DOCUMENTAL EN LAS ÁREAS FINANCIERAS Y CONTABLES DE LAS EMPRESAS.

La importancia de mantener organizado el archivo empresarial, es bastante, ya que generar hábitos de orden en los documentos, servirán para un futuro, cuando algún interesado desee buscar un documento específico se podrá encontrarfácilmente, permite agilizar los procesos en los que se requieran dichos documentos.

Por otra parte los archivos son un instrumento fundamental para el control de la empresa, lo cual permite la lucha contra la vulnerabilidad empresarial. Si partimos del supuesto básico de que los archivos, son creados orgánicamente por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, una empresa debe recurrir...