INFORME ANUAL DE GESTIÓN GESTION DOCUMENTAL 09 SEPT 2015


INFORME ANUAL DE GESTIÓN 2015 PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL







AUDREY SOLANO ACOSTA
Líder de PGD.








UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA
SECRETARÍA GENERAL
SECCIÓN DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
09 DE SEPTIEMBRE DE 2015
OBJETIVO DEL PROCESO


Administrar, gestionar y custodiar los documentos oficiales que produzca y recepcione la Institución, con el fin de proporcionar la información apropiada,completa, legible y oportuna para su consulta en uso del derecho de información.

























1. Fortalecimiento de la calidad del proceso de Gestión Documental.

Teniendo en cuenta las competencias y pautas para la administración de las comunicaciones oficiales de las institución educativas y por disposición de ley 594 de 2000, la sección de Archivo y Correspondencia busca agilizarlos procesos de producción con calidad, utilizando como eje fundamental satisfacer mediante políticas, la planeación, diseño, ejecución y mejoramiento continuo de cada uno de los procesos académicos administrativo.

El serio compromiso de la administración en la búsqueda de la excelencia se reviste en la garantía de la conservación de los documentos con un valor histórico y de talmanera que promueva las consultas de las documentos en las diferentes fases.

•ASEGURAMIENTO  ­ La transparencia de toda entidad estatal empieza desde la Gestión de Archivo y Correspondencia con el aseguramiento de la Información, regulada por el Decreto 2573/2014. La sección de Archivo y Correspondencia está en la capacidad de brindar seguridad de la información, entendiéndose comola preservación, aseguramiento y cumplimiento de las siguientes características de la información: 

• Confidencialidad: los documentos solo pueden ser accedidos y custodiados por funcionarios de la Institución que tengan permisos para ello.

• Integridad: El contenido de los archivos permanecen inalterado y completo. Las modificaciones realizadas deben ser registradas asegurando su confiabilidad.• Disponibilidad: Los documentos sólo pueden ser obtenidos a corto plazo por los usuarios que tengan los permisos adecuados.

Dentro de los lineamientos de aseguramiento de la información Institucional se reactivó el comité evaluador que determina el valor funcional e histórico de los documentos, lo que indica que la información que posee en sus archivos cuenta con lascaracterísticas autenticidad, legalidad y confiablidad como principios rectores.

• DIRECCION 
­Durante la administración que lidero el proceso de Gestión Documental se han implementado servicios administrativos-académicos que brindan eficiencia en la distribución de la documentación en el menor tiempo posible de recepción y distribución, cumpliendo con las políticas de operación, este procedimiento serige por los lineamientos contemplados en la Ley 594 de 2000 y los acuerdos 060 de 2001 y 042 de 2002 del Archivo General de la Nación. Así la Gestión de Archivo y Correspondencia se convierte cada vez más en un elemento esencial de la administración, por la buena gestión de los documentos garantiza procesos más eficaces y transparentes para la entidad.

Todas las Dependencias deben diligenciarel Formato Control de Comunicaciones (FGDO-001) y entregar relacionados los envíos a los mensajeros.

• SERVICIO DE ATENCION A LA COMUNIDAD Con una visión organizacional eficaz y moderna de la gestión de la información en un mundo que cambia a gran velocidad y donde las instituciones públicas deben estar a la vanguardia para asegurar productos y servicios en las mejores condiciones de oportunidad ycalidad la sección de Archivo y Correspondencia ha implemento el link Cultura Documental http://www.unicordoba.edu.co/index.php/dependencias/archivo-y-correspondencia brinda a la comunidad estudiantil, admirativos y académicos acceso la información del proceso, tales como formatos, procedimientos, entre otros documentos del proceso.

Esta herramienta permite informar a la comunidad en...