informe archivo 2014

Tunja 10 de septiembre de 2014


Doctor:
ARTURO EDUARDO GARCIA RODRIGUEZ
Tesorero General
Gobernación de Boyacá
Ciudad



Asunto: Informe Archivo Tesorería.

De acuerdo a la instrucción, cordialmente rendimos Informe de las actividades realizadas en el Archivo Acumulado de Tesorería.
Para la organización del archivo de tesorería se tomó como base la Ley 594 del 2000 y el Acuerdo 002 del 2004,donde nos menciona los principios y procesos archivísticos para la organización de un fondo acumulado.

PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL 01 DE OCTUBRE AL 31 DE DICIENBRE DE 2012

HALLAZGO:
Se encontraron: Notas de Tesorería 2008, Comprobantes de Egreso 2005-2006, Comprobantes de Ingresos 2007, Notas de Tesorería 2005, documentos que estaban apilados en el suelo, amarrados y en cajas, además 173Libros, que contenían Ingresos Consignación 2005, 2006; Notas De Tesorería 2005, 2006 Y 2007; Comprobantes De Egreso 2005 Y 2006, Conciliaciones Bancarias 1999, 2000, 2001, 2002, 2003, 2004, 2005, 2006 Y 2007, Notas débito y crédito 2009 – 2010.


A los cuales se procedió a realizarles los diferentes procesos archivísticos, tales como:
1. Clasificación: se separaron los documentos por seriesdocumentales, se revisó la correspondencia de 2005 a 2010, y se retiró documentación perteneciente a las diferentes series encontradas.
2. Organización: una vez clasificados, se organizaron por consecutivo, teniendo en cuenta su vigencia, y que los soportes correspondan a los mismos.
3. Retiro de elementos abrasivos como ganchos de cocedora y ganchos de legador metálicos.
4. Restauración: se repararondocumento deteriorados.
5. Depuración: se separó documentos que tienen valor permanente de los que no lo tienen.
6. Se pegaron recibos de consignación.
7. Perforación: una vez realizado los procesos anteriores, se perforan los documentos a tamaño oficio, se legajaron y se ubicaron en unidades de conservación.
8. Se desempastaron libros, teniendo en cuenta que dentro de los libros se encontrarondocumentos de varios años y series documentales que se incorporaron en sus respectivas carpetas y consecutivos.
9. Se clasifico y organizo, los procesos laborales de los juzgados primero, segundo tercer y cuarto.

PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL 01 DE MARZO AL 31 DE JULIO DE 2013

SERIES DOCUMENTALES INTERVENIDAS
1. Fondo Territorial:
Estos documentos se encontraron en cajas, a los cuales se procedióa realizarles los respectivos procesos archivísticos mencionados a continuación.
Se clasificaron por series y años
Se organizaron
Se pegaron recibos de consignación
Se perforaron y se legajaron los documentos.
Descripción de carpetas y cajas.
El resultado de este proceso archivístico dio un total de 60 cajas.
2. Se continuo con el desempaste de los libros pertenecientes a las series: IngresosConsignación 2006, 2007; Notas Débito y Crédito 2007 clasificándolas por series y años, se procedió a hacer retiro de duplicidad, elementos abrasivos, encarpetar y encajar; teniendo en cuenta que dentro de los libros se encontraron documentos de varios años y series documentales que se incorporaron en sus respectivas carpetas y consecutivos.
3. Se realizó actividades de traslado de documentos, poradecuación de las instalaciones donde se encontraba ubicado el respectivo archivo; se trasladó el archivo de 2011 de Egresos e Ingresos del edificio de la Gobernación al edificio de la Caja de Previsión.
4. Comprobantes de Egreso e Ingreso 2005: revisión interna de documentos para verificar el respectivo consecutivo, retiro de elementos abrasivos, duplicidad de documentos, pegado de recibosconsignación y rotulación de carpetas y cajas.
5. Conciliaciones Bancarias 1999 al 2008: clasificación por Bancos, años y número de cuentas.
6. Incorporación de documentos pertenecientes a las diferentes series de los años 2005 al 2011.
7. Se clasificaron los procesos por año, por juzgado y numero de radicado se realizó su respectiva limpieza, restauración de documentos, encarpetado, encajado y...