Informe de actividades

PRIMER INFORME DE ACTIVIDADES
CLASIFICACION,ORGANIZACION Y AUTOMATIZACION DE ARCHIVOS.

DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES

CARTAGENA DE INDIAS
23 DE AGOSTO DE 2010

INTRODUCCIÓN:

Administrar la información se ha convertido cada vez maas necesario para las organizaciones, debido a que la información se ha considerado un recurso organizacional necesario y estratégico para la toma dedecisiones, el alcance de los logros y la supervivencia de las organizaciones en un entorno cada vez más exigente. El archivo es un gestor de documentos y entre sus funcciones tiene una de gran importancia, el permitir la localización y utilización oportuna y efectiva de la información.
Este archivo se relaciona con el funcionamiento de las actividades administrativas cotidianas de la empresa, debidoa que contienen fuentes primeras de información, y su adecuado funcionamiento podria regular la gestión de las actividades.
Así mismo esta información debe ser protegida por su caracter confidencial, difundida y conservada por el personasl que labora en el area.
Entendiendo como archivo el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso naturalpor una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información y la investigación.

OBJETIVOSContribuir a la optimizacion de la gestion documental, para la consulta agil y oportuna de la informacion, a traves de la organizacion de los archivos.

VENTAJAS
Al llevar a cabo un proyecto de organización documental, se obtienen los siguientes beneficios:
Gestion y control de los archivos, esto de una forma sencilla, la organización tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria parala actividad de la oficina, reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio físico, resolución del problema de localización de documentos.
Se generaa mayor productividad y valor añadido adicionales, originados por el rápido acceso a la información dentro de la organización y su posterior consulta y gestion.
Se abren espacios para la ubicación de nuevos documentos,evitando el deterioro del estos por falta de espacio, al archivar el documento dentro la unidad de conservación.

FASES DEL PROCESO
Segun las necesidades del Departamento de Adquisiciones en el area de archivo, se inicio un proceso de clasificación, organización y automatización documental, el cual se llevo a cabo a partir del día 15 de julio del presente año, hasta la fecha.
A continuación detalloel trabajo que he realizado hasta la fecha, en la clasificación, organización y automatización de archivos, en el cual he tenido en cuenta las normas y procedimientos archivisticos establecidos.
Organización y automatización de archivos
1. identificación de la documentación.
Se procedio a identificar la documentación dada o almacenada sin criterio archivistico, dando paso al proceso por elcual fue necesario iniciar este trabajo.
2. Transferencia de documentos.
En esta fase se ha seleccionado la documentación que por su valor y consulta es necesario remitirlos del archivo de gestión al archivo central, esto debidamente revisado e inventariado.
Aclaro en este punto que la documentación esta empacada en cajas y listas para enviar al archivo central, sin embargo esto no se ha podidohacer debido a la falta de espacio en el archivo central para ubicar estos documentos.
4. Preinventario.
Relacione la documentación que se conserva en la oficina, describiendo los asuntos y unidades de conservación.
3. Clasificación documental.
La clasificación es la técnica mediante la cual se identifican y agrupan documentos semejantes con características comunes, de acuerdo con un plan...