INFORME DE AUDITORIA










AUDITORIA EXTERNA A DISTRIBUIDORA CASIGUA, C.A.
Departamento de Compras










Auditor Responsable:
José Alejandro Carciente
Levantamiento de información:
Yadira Ávila
Chellein Bogadi
Suheyl BarriosMarilyn Mendoza

Caracas, Julio 2015
CONTENIDO Página.




























La Empresa Consultores CBCHMA & Asociados, en su carácter de auditores externos procedió a efectuar una revisión y seguimiento de los procesos administrativos llevados a cabo en el departamento deCompras de la empresa DISTRIBUIDORA CASIGUA, C.A., con la finalidad de evaluar su efectividad, integridad, confiabilidad y así proponer recomendaciones en el marco de las mejores prácticas de procesos similares.
La empresa DISTRIBUIDORA CASIGUA, C.A. se dedica al suministro de Oficinas con artículos de computación, teniendo en cuenta la preferencia de sus clientes, y considerando lo siguiente:Visión: Ser reconocidos como la empresa líder a nivel nacional convirtiéndonos en el distribuidor preferido de nuestros Clientes.
Misión: Ofrecer una extensa variedad de artículos de computación, comprometidos con la satisfacción de las necesidades y expectativas de nuestros clientes combinado con la formación integral de nuestro talento humano.
El compromiso, trabajo en equipo, innovación, atención,calidad en los productos y servicios y rapidez son el sello de los valores que acompañan al proceso.
Si bien la organización en el papel tiene bien claro su propósito, existe la carencia de una visión global de los procesos administrativos para la compra por parte de la empresa generando ineficiencias en el departamento de compras, ya que tanto la información como los materiales no fluyencorrectamente afectando de manera importante al clima organizacional y trasladando sus efectos al servicio, restando competitividad con otras distribuidoras ubicados en el mismo ramo.
Esta problemática se debe básicamente a dos motivos:
1. Procesos diseñados de manera que no existe un flujo de información entre los distintos departamentos. Los procesos se habían definido por cada uno de losdepartamentos, habiendo diseñado procesos distintos que generan ineficiencias cuando el proceso cruza varias áreas. Por ejemplo, en el análisis se encontraron documentos que eran validados hasta en tres ocasiones por varios departamentos ya que unos no eran conscientes que los otros lo hacían o planificaciones de necesidades de materiales que generaba producción y que compras no empleaba por desconocer suexistencia. La información que está plasmada en los manuales de normas y procedimientos posee información que muchos empleados no entienden o usan, existen responsabilidades mal asignadas y algunos formatos son complejos, cuando se realizó el levantamiento de los procesos en algunos casos no se tomó en cuenta al usuario final.
2. Existen claras ineficiencias debido al modelo de informaciónempleado por el software de Profit Plus Administrativo recientemente implantado en la empresa y que no cubre las necesidades de información del departamento provocando unos procesos excesivamente manuales y duplicidades de tareas, evitando la consulta en tiempo real y oportuna de la información con respecto a los niveles de stock de determinados productos por lo que se tenía que ir al almacén einspeccionarlo de manera visual. El sistema Profit Plus es una herramienta efectiva para el control de los inventarios de la empresa, sin embargo se determinó que no existe una relación coherente en la información suministrada por el sistema y los inventarios físicos se evidenciò errores en la carga de artículos, precios, duplicidad de información de stock, diferencias en los inventarios disponibles,...