informe de practica recaudacion
Páginas: 11 (2564 palabras)
Publicado: 24 de septiembre de 2014
I. CONFECCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
El día 26 de Julio del presente año se realizó una auditoría interna a los procesos de Recaudación, que consistió en la revisión de los procedimientos por cada actividad y que éstos estuviesen actualizados.
Por lo anterior, durante tres semanas realicé un levantamiento de la recaudación por pago automático de cuentas, con el objetivo de actualizar elprocedimiento a lo que actualmente se estaba realizando, eliminando cláusulas obsoletas e incorporando las nuevas.
Para el levantamiento, comencé analizando el proceso:
1. Análisis del proceso de PAC
El proceso de recaudación por pago automático de cuentas consiste en que el cliente, a través de un convenio que realiza en la entidad bancaria, permite que se realicen cargos en su cuentacorriente personal por los montos que Chilectra informe todos los meses y que corresponda al monto facturado de su suministro de energía eléctrica.
Actualmente Chilectra posee convenio con 11 entidades bancarias y Transbank. Este último consolida todos los cargos realizados en las tarjetas de crédito de los clientes.
El universo de suministros activo con PAC es de 198.790 clientes.1
Esteproceso se divide en tres importantes etapas, dependientes entre sí:
a. Actualización de Universos
Cada entidad bancaria envía semanalmente a Chilectra un archivo en formato “txt” que detalla todos los clientes que están sujetos a convenio PAC, los que después de un análisis para validar que el archivo sea el correcto, se cargan en el sistema comercial de Chilectra SC4i.
Este procesoconsiste en actualizar en el sistema nuevos clientes que se incorporaron a esta modalidad de pago, y dar de baja los que ya no mantienen convenio.
Cabe destacar que los clientes con PAC quedan bloqueados para cancelar a través de internet (PEC) con el objetivo de evitar los pagos duplicados.
b. Generación de facturaciones
La cantidad de clientes de Chilectra es administrada porsectores, en total 40, cada cual con una fecha de vencimiento determinada.
La generación de facturaciones se realiza por fecha de vencimientos y es enviada al banco 3 días hábiles previos al día de su vencimiento. Este archivo contiene todos los clientes con PAC para ese día en particular.
c. Aplicación de Pagos en Sistema de Pagos Locales (SPL)
Finalmente, el día hábil siguiente alvencimiento de la facturación, cada entidad bancaria envía a Chilectra un archivo que contiene todos los clientes que fueron aceptados, es decir, a los que se le pudo cargar el monto facturado en su cuenta corriente personal o tarjeta de crédito, según corresponda, y que luego son cargados en el sistema para su amortización. Además, envía otro archivo que detalla todos los clientes rechazados ysu motivo asociado. Posteriormente, en la cartola bancaria se revisará que los bancos hayan depositado los montos correspondientes.
2. Revisión y confección del procedimiento
Los procedimientos se encuentran disponibles en el portal corporativo de Chilectra. Una vez descargados, revisé el documento y efectivamente se encontraba desactualizado. La última modificación había sido realizada elaño 2009.
La primera acción fue eliminar todas las clausulas obsoletas y los instructivos asociados a este procedimiento que tampoco eran utilizados.
a. Universos: esta etapa, según el antiguo procedimiento, era realizada por una empresa externa, la cual se encargaba de recibir los archivos, manipularlos para eliminar caracteres no válidos y luego cargarlos al sistema. Modifiqué elprocedimiento indicando que esta acción es realizada por personal de recaudación, quien recibe, analiza, manipula y carga los datos al sistema.
b. Facturaciones: en años anteriores era realizado por la unidad de Explotación de Sistemas, del área de Facturación. Modifiqué esta parte del proceso, indicando que mediante una orden de trabajo (ODT), el encargado de recaudación genera los archivos por...
El día 26 de Julio del presente año se realizó una auditoría interna a los procesos de Recaudación, que consistió en la revisión de los procedimientos por cada actividad y que éstos estuviesen actualizados.
Por lo anterior, durante tres semanas realicé un levantamiento de la recaudación por pago automático de cuentas, con el objetivo de actualizar elprocedimiento a lo que actualmente se estaba realizando, eliminando cláusulas obsoletas e incorporando las nuevas.
Para el levantamiento, comencé analizando el proceso:
1. Análisis del proceso de PAC
El proceso de recaudación por pago automático de cuentas consiste en que el cliente, a través de un convenio que realiza en la entidad bancaria, permite que se realicen cargos en su cuentacorriente personal por los montos que Chilectra informe todos los meses y que corresponda al monto facturado de su suministro de energía eléctrica.
Actualmente Chilectra posee convenio con 11 entidades bancarias y Transbank. Este último consolida todos los cargos realizados en las tarjetas de crédito de los clientes.
El universo de suministros activo con PAC es de 198.790 clientes.1
Esteproceso se divide en tres importantes etapas, dependientes entre sí:
a. Actualización de Universos
Cada entidad bancaria envía semanalmente a Chilectra un archivo en formato “txt” que detalla todos los clientes que están sujetos a convenio PAC, los que después de un análisis para validar que el archivo sea el correcto, se cargan en el sistema comercial de Chilectra SC4i.
Este procesoconsiste en actualizar en el sistema nuevos clientes que se incorporaron a esta modalidad de pago, y dar de baja los que ya no mantienen convenio.
Cabe destacar que los clientes con PAC quedan bloqueados para cancelar a través de internet (PEC) con el objetivo de evitar los pagos duplicados.
b. Generación de facturaciones
La cantidad de clientes de Chilectra es administrada porsectores, en total 40, cada cual con una fecha de vencimiento determinada.
La generación de facturaciones se realiza por fecha de vencimientos y es enviada al banco 3 días hábiles previos al día de su vencimiento. Este archivo contiene todos los clientes con PAC para ese día en particular.
c. Aplicación de Pagos en Sistema de Pagos Locales (SPL)
Finalmente, el día hábil siguiente alvencimiento de la facturación, cada entidad bancaria envía a Chilectra un archivo que contiene todos los clientes que fueron aceptados, es decir, a los que se le pudo cargar el monto facturado en su cuenta corriente personal o tarjeta de crédito, según corresponda, y que luego son cargados en el sistema para su amortización. Además, envía otro archivo que detalla todos los clientes rechazados ysu motivo asociado. Posteriormente, en la cartola bancaria se revisará que los bancos hayan depositado los montos correspondientes.
2. Revisión y confección del procedimiento
Los procedimientos se encuentran disponibles en el portal corporativo de Chilectra. Una vez descargados, revisé el documento y efectivamente se encontraba desactualizado. La última modificación había sido realizada elaño 2009.
La primera acción fue eliminar todas las clausulas obsoletas y los instructivos asociados a este procedimiento que tampoco eran utilizados.
a. Universos: esta etapa, según el antiguo procedimiento, era realizada por una empresa externa, la cual se encargaba de recibir los archivos, manipularlos para eliminar caracteres no válidos y luego cargarlos al sistema. Modifiqué elprocedimiento indicando que esta acción es realizada por personal de recaudación, quien recibe, analiza, manipula y carga los datos al sistema.
b. Facturaciones: en años anteriores era realizado por la unidad de Explotación de Sistemas, del área de Facturación. Modifiqué esta parte del proceso, indicando que mediante una orden de trabajo (ODT), el encargado de recaudación genera los archivos por...
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