Informe de un auditor

2.2.1 Insuficiencia de personal para el cumplimiento del Plan de Auditoría
Anual (PAA).

La Auditoría Interna de la Dirección Departamental de Educación Guatemala Norte (DIDEDUC), es la encargada de asistir y velar porque se cumplan las políticas, normas y reglamentos a que está sujeta dicha entidad, realiza revisiones constantes de los procesos administrativos y financiero-contablede la institución por lo que es necesario que este departamento cuente con el personal adecuado y suficiente, para llevar a cabo evaluaciones de las diversas áreas, así como ampliar sus evaluaciones de control interno para verificar que la institución cuente con personal capacitado en todas las áreas.

En la Dirección Departamental de Educación Guatemala Norte se comprobó la falta de recursohumano, el cual afecta el cumplimiento del Plan de Auditoria Anual, derivado de la falta de recursos económicos a que está sujeto el Ministerio de Educación, que es el ente al que reporta directamente el Departamento de Auditoría Interna de la DIDEDUC Norte.

2.2.2 Suministros de impresión insuficientes para la emisión de reportes y documentos necesarios para el soporte en las operacionescontables.

El área de adquisiciones es la encargada de cotizar y comprar suministros tales como tinta, tóner y colorantes, el cual es objeto de estudio en el reglón 267 del presupuesto.

Este departamento tiene asignado un presupuesto de Q. 10,000.00, para la compra de suministros en el año, cantidad que no es suficiente para cubrir con la demanda de los departamentos de la Dirección Departamentalde Educación Guatemala Norte. Para ello el departamento de adquisiciones realiza modificaciones y ajustes en otros renglones para solventar con la demanda.

Los renglones que se ven afectados por las modificaciones son las que se refieren a la compra de neumáticos para los vehículos utilizados por la Dirección Departamental, mobiliario y equipo, reducción del servicio de telefonía en ciertosdepartamentos y en ocasiones cuando se obtiene pagos parciales en energía eléctrica. Con estos ajustes realizados el departamento de adquisiciones cubre la demanda del renglón 267 durante el año, de esta forma llega a la cantidad de Q.100, 000.00 a Q.120, 000.00 que es lo ideal para cubrir con las impresiones y fotocopias que se utilizan en las distintas actividades de los departamentos queconforman la Dirección Departamental.

Este departamento cuenta con un listado de proveedores por medio de la página del Despacho Central, donde realizan las cotizaciones y las órdenes de compra. Para la compra de suministros se necesita la autorización de tres subdirectores y la del jefe del departamento de compras y adquisiciones.

El área de almacén es la encargada de llevar el control yalmacenamiento de los suministros del renglón 267 referente a tintas, pinturas y colorantes, donde cuentan con un registro de consumo. Para hacer la entrega de los suministros se debe realizar a través de dos solicitudes que se describen a continuación:

• La primera se realizan por medio de la entrega del cartucho vacio, por parte del departamento solicitante, el cual se le da al momento desolicitarlo, entre estos departamentos se encuentran aquellos que sus operaciones no son muy complejas o donde los trabajos de impresión no son del giro normal de sus actividades diarias, como por ejemplo el departamento de Atención al Ciudadano.
• La segunda es por escrito, esta forma es utilizada por los departamentos que tienen actividades más complejas, como por ejemplo el departamento deAnálisis Documental.

La Dirección Departamental no cuenta con un sistema informático que permita el control de la correcta utilización de la tinta, tóner y colorante y los colaboradores deciden si utilizan dicho suministro en las operaciones que realizan.
2.2.3 Reducción de la asignación presupuestaria del año 2011 respecto al año 2010.

El Presupuesto es uno de los temas más importantes para la...