Informe Ejecutivo “Es Importante Desarrollar Una Gerencia Estratégica Para El Crecimiento Sustentable De Las Empresas Pymes?

GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE CONTRATOS Y/O CONVENIOS ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS DIRECCION DE ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS ECP-DAB-G-019 Elaborado 30/11/2010 Versión: 4

TABLA DE CONTENIDO

Pág. 1. 2. 3. OBJETIVO .................................................................................................................. 2 GLOSARIO................................................................................................................. 2 CONDICIONES GENERALES ........................................................................................ 3
GESTION ADMINISTRATIVA DE CONTRATOS .................................................................. 3 EJECUCION Y CIERRE DE CONTRATOS........................................................................... 3 DESIGNACION DEL ADMINISTRADOR Y LOS PROFESIONALES DE GESTIÓN DEL CONTRATO . 3 FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DEL CONTRATO ......................................................... 4 FUNCIONES DEL GESTOR ADMINISTRATIVO ................................................................... 6 FUNCIONES DEL GESTOR TECNICO DEL CONTRATO ......................................................15

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6

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GUIA PARA LA ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE CONTRATOS Y/O CONVENIOS ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS DIRECCION DE ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS ECP-DAB-G-019 Elaborado 30/11/2010 Versión: 4

1.

OBJETIVO

Definir los roles y responsabilidades asociados a la Gestión técnica y la Gestión administrativa de los contratos y convenios ejecutadospor un tercero , que asegure una actividad estandarizada, clara y con lineamentos transversales que permitan dar gobierno en cada uno de los asuntos que hacen parte de la administración de contratos.

2.

GLOSARIO

ADMINISTRADOR DE CONTRATO: Trabajador de ECOPETROL designado para asegurar la correcta ejecución de los contratos alineados al cumplimiento de las obligaciones contractualespactadas entre contratista y contratante en lo relacionado entre otros, con asuntos laborales, jurídicos, financieros, de seguridad, cuidado del medio ambiente y de gestión integral de la información además del aseguramiento en el cumplimiento de las especificaciones técnicas. GESTIÓN ADMINISTRATIVA: Consiste en verificar, acompañar y velar por el cumplimiento de los requisitos pactados contractualmenteen términos financieros, laborales, jurídico-contractuales, Higiene, Seguridad, Salud ocupacional, Medio Ambiente y de gestión integral de la información de los contratos y/o convenios en las etapas de ejecución, cierre y liquidación, para Ecopetrol y/o su grupo empresarial por parte de un tercero. GESTIÓN TÉCNICA: Gestión propia o contratada cuyo alcance actual refiere a verificación,seguimiento, control y aseguramiento de la calidad de los bienes y servicios de las obras contratadas y por tanto el cumplimiento de las especificaciones técnicas pactadas contractualmente entre Ecopetrol y un tercero. GESTIÓN DE RIESGOS: Manera organizada y estructurada de evaluar los efectos positivos y negativos en la toma de decisiones. Actividades de identificación de riesgos, evaluación, definición deacciones que prevengan, mitiguen o eviten la ocurrencia del riesgo y el control en la ejecución del plan de riesgos. KICK OFF MEETING: Es la reunión de inicio formal de un proyecto o contrato entre el equipo encargado de la ejecución, el proveedor del servicio y el cliente o usuario final. Mediante ésta reunión se definen los términos contractuales en los cuales se basará dicha ejecución y quedeberán ser controlados para garantizar el cumplimiento del objeto pactado. PROFESIONALES DE GESTIÓN: Profesional propio o contratado responsable de la gestión administrativa y/o técnica de contratos encargado de verificar, acompañar y velar durante la ejecución por el cumplimiento de los requisitos u obligaciones administrativas y/o técnicas pactadas contractualmente.

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