Informe ejecutivo

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Un Modelo Para Pequeños Negocios
Uno de los problemas más comunes que enfrenta un pequeño negocio al usar computadores es dar con un diseño adecuado, que justifique la inversión en equipos y programas. A continuación va un modelo diseñado para una tienda comercial.

Los Productos del Sistema
¿Que le interesa saber al dueño de un pequeño negocio? hay dos datos fundamentales quetodo sistema debería entregar: 1. Si ganó o perdió dinero en el mes 2. Cuanto fue esa ganancia o pérdida Esta información que parece tan obvia es desconocida para la mayoría de las empresas. En los casi veinte años que llevo trabajando con negocios pequeños solo he conocido una empresa que ha logrado tener un estado de situación mensual claro con sistemas computacionales Así el sistema debeentregar como mínimo la siguiente información mes a mes:
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Ventas del mes Compras del mes Costo de las ventas Gastos del mes Impuestos Utilidad del mes Valor del inventario

Este informe mensual es el resumen ejecutivo que debe ser entregado por el sistema. Es el producto fundamental y de el pueden obtenerse subproductos como:
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Items de mayor y menor venta Items bajo elnivel de reposición Items de mayor y menor utilidad etc.

Sin embargo es importante distinguir lo fundamental de lo accesorio, todos estos subproductos son de interés secundario pues la prioridad es lograr la entrega mensual del resumen ejecutivo. No debe caerse en el error común de desviar los esfuerzos del objetivo principal tratando desde el principio de obtener una multitud de productos,http://www.bradanovic.cl/pcasual/pnegocios.html

17/11/2010

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esta es una de las causas más comunes de fracaso al implementar sistemas de información en negocios pequeños.

La Necesidad del Punto de Ventas
El resumen ejecutivo es muy difícicl de obtener en el caso de una tienda si no existe un sistema de punto de ventas, es decir, que el inventario se rebaje directamente en lacaja en el mismo momento en que se hace la compra.

Implementar un punto de ventas tiene dos dificultades principales: accesar con rapidez el artículo que se está rebajando y la necesidad de usar un programa multiusuario en el caso de que exista más de una caja El primer problema se soluciona comunmente con el uso de códigos de barra. Pueden usarse los códigos que ya vienen impresos en la mayoríade los artículos o podrían usarse códigos propios, etiquetando cada artíclo en venta. De más está decir que la primera opción es preferible, aunque no es siempre factible ya que se podría estar trabajando con artículos que no traen códigos de barra (por ejemplo hortalizas, frutas, etc.). La solución que normalmente se escoge es mixta: se leen los artículos que ya vienen con código de barra y losque no tienen se ubican ingresando parte del nombre por el teclado (por ejemplo la operadora coloca "lapiz" y aparece en pantalla la lista con todos los lápices para que escoja cual es el que hay que rebajar, o bien se etiquetan. Cuando existe más de una caja se usa a veces una red de área local para poder rebajar el mismo inventario desde distintos puntos, en los sistemas pequeños esta solución daalgunos problemas especialmente por lo vulnerables que resultan las LAN ante cortes de energía. Una alternativa económica y bastante segura es que solo una caja descarge al inventario en línea y la(s) otra(s) cree(n) un archivo temporal de descarga. La descarga real se haría por lotes al fin del día de una sola vez. Una vez descargado el inventario maestro se copiaría a la(s) caja(s) secundaria.Este sistema es robusto, económico y fácil de implementar y permite generar el resumen ejecutivo a fin de mes sin mayor problema Para traspasar los archivos de descarga por lotes puede usarse una red sencilla de area local, un modem nulo de puerta serie e incluso diskettes o Internet (via ftp) en caso que se descarguen locales remotos El programa de inventario deberá además entregar un cuadre...