informe extenso
Páginas: 15 (3541 palabras)
Publicado: 11 de octubre de 2014
CONTENIDO
GLOSARIO
ARCHIVÍSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
ARCHIVO DE GESTIÓN: Archivode la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
ARCHIVO HISTÓRICO: Unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional.
DIGITALIZACIÓN: Conversión de material analógico a formato digital para su almacenamiento en una computadora.
DOCUMENTO: Informaciónregistrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
FONDO DOCUMENTAL: Totalidad de los documentos producidos, en cualquier soporte, por una persona o entidad a raíz del ejercicio de sus funciones.
INVENTARIO DOCUMENTAL: Instrumento derecuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
PAGINACIÓN: Numeración de las páginas que tengan información.
TVD: Tabla de valoración documental, aplicación de los procesos archivísticos destinado a la elaboración de los instrumentos de información que facilitaran el conocimiento y la consulta de los fondos documentales y lascolecciones de archivo.
INTRODUCCIÓN
La adecuada Gestión Documental de una Empresa al igual que en el desempeño profesional, es determinante para la conservación de la memoria documental personal o institucional en la cual nos encontremos laborando; máxime cuando se trata de una Entidad del sector Público.
Ya que existe un marco jurídico riguroso y de obligatorio cumplimiento querige la actividad archivística desde la producción del documento hasta su destinación final, teniendo en cuenta todas las etapas por las que debe pasar para que su gestión sea efectiva.
Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de documentación. Con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y la información, es una ventaja muy importante contar con unsistema de gestión documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto con instalaciones de recuperación eficientes.
1. ¿QUE ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL?
Se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperaciónde información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales ycomerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.
1.1. IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
La gestión documental a lo largo de la historia ha sido un proceso indispensablepara cualquier entorno organizacional con un flujo considerable de documentos.
El enorme valor que tiene la información comercial de una empresa hace que sea necesaria una estrategia de gestión de documentos que se adecúe al tipo y al tamaño del negocio y que además sea confiable, eficiente y que desde luego tenga un costo razonable.
Figura No. 1 Oficina de Gestión Documental
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CONTENIDO
GLOSARIO
ARCHIVÍSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
ARCHIVO DE GESTIÓN: Archivode la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
ARCHIVO HISTÓRICO: Unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional.
DIGITALIZACIÓN: Conversión de material analógico a formato digital para su almacenamiento en una computadora.
DOCUMENTO: Informaciónregistrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
FONDO DOCUMENTAL: Totalidad de los documentos producidos, en cualquier soporte, por una persona o entidad a raíz del ejercicio de sus funciones.
INVENTARIO DOCUMENTAL: Instrumento derecuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
PAGINACIÓN: Numeración de las páginas que tengan información.
TVD: Tabla de valoración documental, aplicación de los procesos archivísticos destinado a la elaboración de los instrumentos de información que facilitaran el conocimiento y la consulta de los fondos documentales y lascolecciones de archivo.
INTRODUCCIÓN
La adecuada Gestión Documental de una Empresa al igual que en el desempeño profesional, es determinante para la conservación de la memoria documental personal o institucional en la cual nos encontremos laborando; máxime cuando se trata de una Entidad del sector Público.
Ya que existe un marco jurídico riguroso y de obligatorio cumplimiento querige la actividad archivística desde la producción del documento hasta su destinación final, teniendo en cuenta todas las etapas por las que debe pasar para que su gestión sea efectiva.
Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de documentación. Con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y la información, es una ventaja muy importante contar con unsistema de gestión documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto con instalaciones de recuperación eficientes.
1. ¿QUE ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL?
Se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperaciónde información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales ycomerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.
1.1. IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
La gestión documental a lo largo de la historia ha sido un proceso indispensablepara cualquier entorno organizacional con un flujo considerable de documentos.
El enorme valor que tiene la información comercial de una empresa hace que sea necesaria una estrategia de gestión de documentos que se adecúe al tipo y al tamaño del negocio y que además sea confiable, eficiente y que desde luego tenga un costo razonable.
Figura No. 1 Oficina de Gestión Documental
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