Informe Marzo

VA-7105


APOYO EN ARCHIVO EL GESTION PARA EL PROCESO DE CERTIFICACION, ACREDITACION Y CALIDAD USTA


Villavicencio, 19 de marzo de 2015



ELABORADO POR:
KATHERINE


OBJETIVOS:

Identificar lasHistorias Académicas y ordenarlas por facultades.
Brindar apoyo en el proceso de actualización de documentos(HL)
Asesorar al personal en el manejo de la información
Mostrar los avances en el áreade gestión documental de xxxxxx


CAPITULOS:

Fecha
Dependencia
Procesos
Observaciones
23 de febrero – 6 de marzo
Egresados
Organización de UDC (Historias académicas )
Archivo central: losexpedientes en este archivo se clasificaron por facultades para luego ser organizados alfabéticamente, posteriormente se hizo el inventario documental para verificar la información de la base de datos,después nos dispusimos a la verificación de los documentos según las listas de chequeo donde se retiró la documentación con duplicidad. Luego se realizó el respectivo retiro de material metílico para asídisponernos al almacenamiento en cajas X200 con una rotulación provisional dentro de un archivo rodante.
7 de marzo 19 de Febrero
Departamento de gestión de talento humano (DGTH)- 7220
Actualización dedocumentos
Se inició con la clasificación de los documentos que se iban a archivar en los expedientes (historias laborales) para luego organizarlos alfabéticamente y así poder disponernos a surespectivo almacenamiento dentro de su correspondiente Unidad Documental Compuesta, se verificó su estado en las listas de chequeo de la unidad para así darle la correspondiente ubicación dentro delarchivo, luego se hizo el retiro de la documentación con duplicidad para que por medio de un acta se le dé la disposición final “depuración”.


Este proceso se viene ejecutando dos viernes de cada mesArchivos de gestión sede loma linda


Manejo de tablas de retención documental (TRD)


En este proceso iniciamos con la clasificación y organización de los documentos y luego la verificación en la TRD...