Informe Practica

PRIMER INFORME PRACTICA EMPRESARIAL




ORGANIZACIÓN FÍSICA Y TECNICA DE LOS FONDOS ACUMULADOS CORRRESPONDIENTES A LA OFICINA JURIDICA DE LAS UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER










TRABAJO PRESENTADO POR:
JENNIFER LUCIA SIERRA ACEVEDO
KAREN JOHANA VARGAS DIAZ
DIANA KATHERINE SARMIENTO




















UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER
BUCARAMANGA2011
PRIMER INFORME PRACTICA EMPRESARIAL




ORGANIZACIÓN FÍSICA Y TECNICA DE LOS FONDOS ACUMULADOS CORRRESPONDIENTES A LA OFICINA JURIDICA DE LAS UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER










TRABAJO PRESENTADO POR:
JENNIFER LUCIA SIERRA ACEVEDO
KAREN JOHANA VARGAS DIAZ
DIANA KATHERINE SARMIENTO





TRABAJO PRESENTADO A:
DOCENTE: JULIO TORRES VEGAUNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER
BUCARAMANGA
2011

INFORME No. 1. PRACTICA EMPRESARIAL. ORGANIZACIÓN FÍSICA Y TECNICA DE LOS FONDOS ACUMULADOS CORRRESPONDIENTES A LA OFICINA JURIDICA DE LAS UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER

FECHA DE EJECUCIÓN: SEPTIEMBRE OCTUBRE DE 2010


OBJETIVO ESPECÍFICO: Realizar el inventario y las Tablas de Valoración Documental de los expedientescorrespondientes al fondo acumulado de la Oficina Jurídica, aplicando el acuerdo 02 de 2004 del Archivo General de la Nación por el cual se establecen, los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados.

Las labores de organización dieron inicio el día martes 14 de Noviembre de 2010 con las siguientes actividades:

1. CENTRALIZACION DE LOS FONDOS ACUMULADOS

Para la realización delas labores se ubicaron los fondos acumulados objeto de organización los cuales consistían en los archivos almacenados desde el año 1995 hasta el 2009. Estos fondos se encontraban ubicados en el sótano del edificio de laboratorios de las Unidades Tecnológicas de Santander sin ningún tipo de organización técnica, apilados en las paredes y en unas condiciones de temperatura y de almacenamiento queocasionan deterioro de la información almacenada que favorece la descomposición de los documentos existentes. Una vez identificados los archivos, estos se trasladaron al sitio de trabajo asignado por las Unidades Tecnológicas de Santander en el sótano del edificio profesional, junto a la biblioteca virtual. A este sitio se transportaron todos los expedientes para su posterior organización.

Unavez ubicados los expedientes en el sitio de trabajo se procedió a la realización de las labores de organización física y técnica de los expedientes de acuerdo con las normas del Archivo General de la Nación.


FONDOS ACUMULADOS UNIDADES TECNOLÓGICAS DE SANTANDER
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2. LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO DOCUMENTAL

Como primer paso para la organización de los fondosacumulados, se levantó el inventario documental de los expedientes enviados al sitio donde se realizó el proceso de organización. Se levantó el inventario de la Oficina Jurídica en donde se encontraron las siguientes series documentales:

• Contratos
• Correspondencia enviada y recibida
• Procesos jurídicos

Para la realización del inventario se utilizó el formato de inventario documentalsugerido por el Archivo General de la Nación y el cual se encuentra dentro de la base documental de las Unidades Tecnológicas de Santander como un registro dentro del proceso de talento humano R-TH-12.




























Cuadro No. 1. FORMATO R-TH-12 FORMATO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
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Además se valoró la documentación que se encontraba ubicada en elarchivo para determinar a que oficina productora pertenecían y posterior a eso determinar su valor documental.

3. VALORACIÓN DOCUMENTAL

Una vez levantado el inventario documental se procedió a realizar la valoración de la documentación. Para tal fin se realizaron reuniones con los funcionarios encargados del manejo de la documentación en la oficina jurídica para establecer el valor...