informe programa de gestion documental

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD)
Administración de archivos:
Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.
¿Qué es el programa de gestión documental?
Conjunto de actividades administrativas y técnica tendientes a laplanificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior decada entidad, tales como:
Producción
Recepción
Distribución
Trámite
Organización
Consulta
Conservación
Y disposición final de los documentos.
OBJETIVOS DEL PGD
Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para latransparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos.
Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental.
Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos decalidad y que a la vez preserven el ciudadano del medio ambiente.
Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería.
Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y losenunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad, seguridad accesibilidad.
Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la Tabla de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos.
Facilitar la recuperación de la información rápida y oportuna.
Encaminarlos archivos para que sea verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.
Requisitos Administrativos:
Hacen relación a la necesidad de integrar el programa de gestión documental (PGD) c con todas las funciones administrativas de la entidad, así como con los sistemas de información, con las aplicativas y demás herramientas informativas de las quehaga uso la entidad, en atención a las siguientes consideraciones:
La gestión de documentos debe inscribirse como un programa estratégico de la entidad, con el apoyo de la alta dirección.
Tener definido el sistema de administración de archivos de la entidad.
Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad, en especial con la estructura directiva y aquellas áreas relacionadascon control interno, compras y suministros, sistemas, el desarrollo organizacional y el presupuesto.
El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a funciones de archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor.
En entidades complejas del orden nacional, departamental, distrital o municipal, se debe designar un grupo especial que responda por el Programa de GestiónDocumental.
La entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita a los funcionarios del archivo implementar y mejorar sus conocimientos en aspectos de los gestión documental y la organización de los archivos, además formación en el área de la auditoria de información y manejo de procesos.
Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para el adecuado...